Chữ ký số là gì mà được ứng dụng rộng rãi trong việc kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch, ký kết hợp đồng. Doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện in tờ khai, đóng dấu, viết tay thông tin như phương thức truyền thống. Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về lợi ích, cũng như ưu và nhược điểm của chữ ký số ngay sau đây.
-
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số có tên gọi tiếng Anh là Digital Signature, là một dạng trong chữ ký điện tử, để thay thế những loại chữ ký bằng tay. Chữ ký số được dùng trên văn bản, tài liệu số và các thiết bị điện tử số.
Chữ ký số là gì mà có thể thay thế những loại chữ ký thường bằng tay
Thực tế có khá nhiều định nghĩa về chữ ký số là gì, xét dưới góc nhìn của doanh nghiệp sử dụng, chữ ký số là thiết bị đã mã hóa các dữ liệu về doanh nghiệp. Thay vì phải ký tay trên các văn bản, tài liệu, thì chữ ký số được sử dụng trên các loại văn bản và tài liệu số.
2 thành phần chính của chữ ký số là gì?
+ Phần cứng giống một chiếc USB hay còn được biết đến là USB token, dùng để tạo ra cặp khóa công khai, khóa bí mật, lưu trữ thông tin. Thiết bị được bảo mật bằng mã PIN. Mỗi USB Token có một số series, tương ứng với một khách hàng duy nhất, gồm 8 hoặc 10 ký tự.
+ Chứng thư số là đi kèm với chữ ký số không thể tách rời. Trong chứng thư số chứa dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
Khách hàng cần phân biệt sự khác biệt giữa chứng thư số và chữ ký số là gì. Thực chất, chúng không giống nhau, trong đó, chứng thư số là phần mã hóa bên trong chữ ký số, lưu trữ thông tin định danh giúp xác nhận cá nhân, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
Chữ ký số đã được thừa nhận về mặt pháp lý, đóng giữ vai trò cực kỳ quan trọng với các cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp.
-
Ưu và nhược điểm của chữ ký số là gì
Khách hàng hiểu rõ hơn về ưu và nhược điểm của chữ ký số là gì, để có phương án sử dụng hợp lý, tránh xảy ra những sai sót không đáng có.
+ Ưu điểm:
Ưu điểm của chữ ký số là tính tiện lợi, linh hoạt, tiết kiệm thời gian
Chữ ký số có ưu thế về tính tiện lợi nhanh, không mất thời gian đi nộp bản cứng, thuận tiện giao dịch, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Đặc biệt trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số càng trở nên cần thiết.
Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện giao dịch với các cơ quan hành chính, giao dịch ngân hàng, đối tác mà không cần phải di chuyển qua lại nhiều lần và không cần mang giấy tờ cồng kềnh, phức tạp. Khách hàng có thể ở tại văn phòng, ký chữ ký số trên máy tính và gửi văn bản điện tử vô cùng gọn nhẹ.
+ Nhược điểm
Sở hữu hàng loạt ưu điểm vượt trội, vậy hạn chế của chữ ký số là gì. Đó là doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên phải cập nhật bản nâng cấp của nhà cung cấp chức năng. Hoặc khách hàng có thể gặp trục trặc ở token và phải bỏ chi phí xử lý.
Nếu chữ ký số hết hạn, khách hàng sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Lúc này, khách hàng cần gia hạn chữ ký số và thực hiện cập nhật chứng thư điện tử, sau đó mới có thể ký hóa đơn trở lại bình thường.
-
Chữ ký số ký được những hồ sơ nào?
Ứng dụng của chữ ký số là gì, dùng được cho những hồ sơ nào cũng là vấn đề được mọi người quan tâm. Sau đây là 4 lĩnh vực phổ biến nhất, gồm báo cáo thuế theo tháng/quý, báo cáo tài chính năm, tờ khai hải quan và nộp thuế.
Báo cáo thuế tháng/quý
Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần định kỳ hàng tháng và hàng quý lập báo cáo thuế. Cụ thể gồm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT, TNCN.
Chữ ký số dùng để nộp báo cáo thuế tháng/quý
Chữ ký số được sử dụng để kê khai, nộp báo cáo thuế trực tuyến, mà doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai, đóng dấu thủ tục rườm rà. Đây là lợi ích tuyệt vời của chữ ký số đem lại.
Để làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT, TNCN, khách hàng cần sử dụng phần mềm, chọn Kết xuất ra file XML để lưu. Sau đó, khách hàng vào trang thuế điện tử của tổng cục thuế thuedientu.gdt.gov.vn, đăng Nhập và tiến hành gửi tờ khai thuế, bấm ký điện tử, nhập mã pin của chữ ký số.
Báo cáo tài chính
Kê khai các thông tin nộp báo cáo tài chính cũng được các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số. Tuy sở hữu thiết kế khá đơn giản như một chiếc USB, nhưng nó lưu trữ đầy đủ lượng thông tin, luôn đảm bảo minh bạch, sự chuẩn xác tuyệt đối. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng bị sửa đổi văn bản trong khi truyền đi.
Nộp báo cáo tài chính cũng được doanh nghiệp sử dụng chữ ký số
Để gửi bộ báo cáo tài chính, khách hàng thực hiện 3 bước cơ bản.
– Tạo tờ khai bằng phần mềm HTKK
– Gửi tờ khai
– Gửi kèm phụ lục, gồm: Thuyết minh báo cáo tài chính/Cân đối tài khoản
Việc tạo tờ khai cũng được thực hiện bằng phần mềm HTKK để việc kết xuất các tờ khai cần kê khai thuế. Khách hàng chú ý chọn đúng Năm cần kê khai, nhập đầy đủ dữ liệu vào Form.
Để nộp báo cáo tài chính năm, khách hàng đăng nhập vào website thuedientu.gdt.gov.vn trên Google Chrome, bấm nút Ký điện tử, Xác nhận mã PIN là xong. Khi gửi báo cáo hoàn tất, màn hình sẽ hiện danh sách tờ khai đã nộp để khách hàng được biết.
Tờ khai hải quan
Khai báo hải quan điện tử là hình thức bắt buộc các doanh nghiệp thực hiện, thông quan phần mềm kê khai hải quan trên nền tảng internet. Dữ liệu được gửi từ máy tính của doanh nghiệp tới Cơ quan hải quan tiếp nhận, xử lý và phản hồi kết quả.
Chữ ký số hải quan có tính pháp lý tương đương với con dấu và chữ ký của doanh nghiệp khi khai báo hải quan điện tử. Để sử dụng chữ ký số kê khai hải quan, khách hàng cần cài đặt Token Manager, đăng ký chữ ký số thông qua cổng thông tin hải quan điện tử và thiết lập chữ ký số trên phần mềm kê khai Hải quan điện tử.
Các bước kê khai hải quan điện tử sử dụng chữ ký số là gì:
– Tạo các tờ khai, bấm vào nút Khai báo
– Khi cửa sổ Thông báo hiện ra, chọn Yes
– Nhập mã PIN vào 2 ô Mật khẩu và Nhập lại mật khẩu
– Sau khi ký điện tử, khách hàng sẽ nhận kết quả cấp số và phân luồng của tờ khai
Nộp thuế
Trước kia, sau khi có GPKD và con dấu, doanh nghiệp sẽ phải ra Kho bạc Nhà nước để đóng thuế môn bài. Hiện nay, doanh nghiệp chỉ cần mở tài khoản ngân hàng và nộp tiền đóng thuế vào tài khoản, sau đó dùng thiết bị chữ ký số để chuyển tiền vào Kho bạc.
Sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế tiện lợi
Điều kiện để sử dụng chữ ký số nộp thuế qua mạng đó là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế, có địa chỉ email ổn định, chữ ký số hợp lệ, còn hiệu lực và chắc chắn cần có kết nối internet để thực hiện nộp thuế online. Vậy cách nộp thuế điện tử sử dụng chữ ký số là gì?
Bước 1: Đăng nhập vào Trang web của Tổng cục Thuế tại thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Lập giấy nộp tiền theo từng bước
Bước 3: Khai báo thông tin đầy đủ và chính xác những nội dung có trong tờ khai
Bước 4: Ký số
Trong trường hợp cần nộp nhiều mục thuế, khách hàng thực hiện lặp lại từ bước Lập giấy nộp tiền.
-
Dịch vụ cung cấp chữ ký số uy tín, giá tốt
Kế toán Minh Minh là đối tác ủy quyền, đại lý cung cấp chữ ký số Viettel CA của Tập đoàn Viettel. Chúng tôi nhận cung cấp chữ ký số đăng ký mới và gia hạn chữ ký số. Với kinh nghiệm hơn 16 năm trong cấp dịch vụ báo cáo thuế, chúng tôi tự tin là lựa chọn hàng đầu của quý khách, cam kết tính toàn vẹn, xác thực, bảo mật
Dịch vụ cung cấp chữ ký số uy tín, giá tốt
Kế toán Minh Minh đã thực hiện cho hàng nghìn khách hàng, dịch vụ chữ ký số tốt nhất. Quý khách chỉ cần liên hệ theo số hotline, chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ đăng ký cũng như bàn giao tận nơi nếu cần. Tùy vào khả năng tài chính, thời hạn sử dụng để quý khách chọn gói dịch vụ chữ ký số là gì phù hợp.
Chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm tình trạng quá tải tại các cơ quan hành chính nhà nước, giao dịch điện tử diễn ra tiện lợi. Khách hàng của Kế toán Minh Minh có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện:
– Kê khai, nộp thuế điện tử như nộp tờ khai môn bài, nộp báo cáo quý, BCTC… theo hình thức trực tuyến
– Nộp hồ sơ nộp Sở KH&ĐT để đăng ký kinh doanh, thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh đều có thể thực hiên qua chữ ký số.
– Kê khai bảo hiểm xã hội, báo tăng, báo giảm, điều chỉnh lương nhân viên lên bảo hiểm xã hội nhanh chóng.
– Đối với các công ty xuất nhập khẩu, kê khai thủ tục hải quan sử dụng chữ ký số là cách tiết kiệm thời gian hiệu quả.
– Giao dịch ngân hàng trực tuyến với cơ quan nhà nước dễ dàng, doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp địa điểm giao dịch.
Kế toán Minh Minh sẽ hỗ trợ khách hàng đăng ký đầy đủ thông tin khi mua chữ ký số, bảo đảm việc sử dụng chữ ký số chỉ có thể sử dụng để thực hiện giao dịch với các cơ quan nhà nước, không thể dùng để trích tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân nào đó.
Nếu quý khách còn thắc mắc liên quan đến chữ ký số là gì, vui lòng liên hệ Kế toán Minh Minh để được tư vấn miễn phí.
Xem thêm:
- Ưu và nhược điểm khi thuê dịch vụ kế toán?
- Có nên thuê dịch vụ hoàn thuế?
- Ưu và nhược điểm của dịch vụ hoàn thuế?
- Vì sao chúng ta thuê dịch vụ hoàn thuế?
- Dịch vụ giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm
KẾ TOÁN MINH MINH
Trụ sở chính: B7B, khu phố 4, phường Tân Hiệp, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Hotlines: 0916.53.59.56 – 0973.53.59.56 (Mr Việt)
Email: tuvanminh@gmail.com
