Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử hoặc địa chỉ trụ sở, việc cập nhật thông tin này sẽ có tác động đáng kể đến nội dung trên mẫu hóa đơn. Điều này đòi hỏi sự điều chỉnh và cập nhật chính xác để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của các hóa đơn điện tử. Để giúp quý doanh nghiệp thực hiện quá trình này một cách hiệu quả, Kế toán Minh Minh sẽ giúp bạn giải đáp trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 31/02/2014.
Công văn 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 30/05/2014.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có hiệu lực từ ngày
Trong quá trình phát triển, không ít công ty đã cảm nhận được sự cần thiết phải thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử để phù hợp với mục tiêu và hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc thực hiện những thay đổi này không chỉ đơn giản là cập nhật thông tin trên giấy tờ và bảng hiệu. Nó kéo theo một loạt các thủ tục pháp lý phức tạp.
>> Xem thêm: Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Cách xử lý khi thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử
Khi thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử, có hai trường hợp xảy ra cần lưu ý:
- Trường hợp 1: Thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý. Trong trường hợp này, công ty vẫn tiếp tục thực hiện các thủ tục kê khai thuế và các hoạt động kinh doanh như trước. Dưới đây là các cách xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp này:
- Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
- Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
- Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó với thông tin mới.
- Trường hợp 2: Thay đổi tên công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý. Trong tình huống này, công ty sẽ phải thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển đổi Cơ quan thuế quản lý mới. Cùng với việc thay đổi thông tin cơ bản, việc xử lý hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự chú ý và cẩn trọng:
- Hủy toàn bộ số hóa đơn điện tử cũ do cơ quan thuế quản lý trước không còn có hiệu lực và thực hiện đăng ký lại số hóa đơn điện tử mới tại Cơ quan thuế quản lý mới.
- Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng tại Cơ quan thuế mới.
- Thực hiện phát hành lại các số hóa đơn mới tại Cơ quan thuế mới để tiếp tục hoạt động kinh doanh một cách bình thường và hợp pháp.
Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa hết, sẽ có hai cách thực hiện, phụ thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế:
Cách 1: Cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh thông tin hóa đơn
- Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK hoặc tạo thông báo trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Cập nhật lại tên công ty trụ sở trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn.
- Bước 3: Kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
- Bước 4: Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử.
Cách 2: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới
Trong trường hợp này, doanh nghiệp hủy các số hóa đơn cũ chưa sử dụng, sau đó phát hành lại các số này. Quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Hủy các số hóa đơn mẫu cũ theo quy trình đã đề cập.
- Bước 2: Cập nhật lại tên công ty trên giấy phép sử dụng phần mềm.
- Bước 3: Thực hiện thông báo phát hành lại các số hóa đơn đã hủy.
- Bước 4: Kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
- Bước 5: Chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành hóa đơn trên phần mềm.
Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Để thực hiện việc thay đổi tên công ty trên hóa đơn và đồng thời thay đổi cơ quan quản lý thuế, cùng như việc chuyển những số hóa đơn chưa sử dụng sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau đây:
- Bước 1 – Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại, kèm theo mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy thuộc vào quận/huyện).
- Bước 2 – Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Doanh nghiệp cần nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn cùng với mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi. Thủ tục này phải được hoàn tất trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện/tỉnh mới.
- Bước 3: Doanh nghiệp cần cập nhật lại tên công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn.
- Bước 4: Sau khi đã nộp thông báo lên cơ quan thuế tại địa điểm mới, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xem xét đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa, doanh nghiệp nên liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể vào phần mềm hóa đơn để thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn. Tại đây, doanh nghiệp chỉnh trạng thái của hóa đơn từ “Chưa có hiệu lực” thành “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn mới.
Bài viết trên đây đã cung cấp hướng dẫn cụ thể về việc thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích và giúp các doanh nghiệp giải quyết thắc mắc về vấn đề này một cách đơn giản và hiệu quả. Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi ngay qua Hotline 0973.53.59.56 để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan. Đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi vấn đề liên quan đến kế toán và tài chính.
