Trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh, việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, việc thực hiện thay đổi địa chỉ doanh nghiệp đòi hỏi tuân thủ các quy định của pháp luật và thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác nhau. Một trong những thủ tục pháp lý quan trọng liên quan đến việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp là thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Vậy thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng Kế toán Minh Minh giải đáp trong bài viết dưới đây nhé!
>> Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn bằng mã cơ quan thuế mới nhất
Căn cứ pháp lý
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 31/02/2014.
Công văn 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 30/05/2014.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có hiệu lực từ ngày 05/12/2020.

Trong hành trình phát triển, việc nhiều công ty cần thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở để phù hợp với hoạt động kinh doanh là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, đi kèm với sự thay đổi này là hàng loạt thủ tục pháp lý phức tạp, trong đó có việc xử lý hóa đơn điện tử.
Thủ tục xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Chỉ với một sai sót nhỏ có thể gây ra những vấn đề không mong muốn trong quá trình kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về các yêu cầu và quy định của cơ quan thuế để thực hiện việc này một cách chính xác và nhanh chóng.
1. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?
Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là một phương tiện hiện đại và tiện lợi để lưu trữ thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử có thể được ký số và xác nhận bằng các phương tiện điện tử, bao gồm cả việc trao đổi thông tin với cơ quan quản lý liên quan.
Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
- Từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử, các thông tin trong hóa đơn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn, đáng tin cậy.
- Các thông tin trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích, không chỉ giúp tiết kiệm giấy tờ và thời gian, mà còn tăng tính minh bạch và chính xác trong giao dịch kinh doanh. Điều quan trọng là đảm bảo việc thực hiện hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật, để hóa đơn điện tử có thể có giá trị pháp lý và đáng tin cậy.
2. Các trường hợp thường xảy ra khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Địa chỉ của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và bắt buộc phải được cập nhật đúng và chính xác trên hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ để khai báo thông tin mà còn để duy trì mối quan hệ mật thiết với cơ quan thuế tại địa phương mà doanh nghiệp hoạt động.
Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, có hai trường hợp có thể xảy ra:
- Trường hợp 1: Thay đổi tên địa chỉ công ty nhưng không thay đổi số thuế và cơ quan thuế quản lý.
- Trường hợp 2: Thay đổi tên và địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Trong cả hai trường hợp trên, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các điều kiện pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tới cơ quan thuế và phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ mới của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử

3.1 Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử nhưng không đổi Cơ quan thuế quản lý
Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa hết, có hai cách thực hiện tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế.
Cách 1: Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn
Để điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở, hoặc các thông tin khác trên hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
- Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK hoặc thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm của doanh nghiệp. Tiếp theo, online trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
- Cập nhật lại tên và địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp.
- Sau 2 ngày, kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa chấp nhận, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn.
- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử. Nếu cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được giúp đỡ.
Cách 2: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới
Trong trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết và sau đó phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về việc này. Quy trình thực hiện như sau:
- Hủy các số hóa đơn mẫu cũ theo thủ tục đã nêu.
- Cập nhật lại tên và địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm. Sau khi có giấy phép sử dụng mới, doanh nghiệp đăng ký vào phần mềm.
- Thực hiện thủ tục thông báo phát hành lại các số hóa đơn đã hủy.
- Sau hai ngày, kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa được chấp nhận, liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn.
- Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” trên phần mềm để phát hành được hóa đơn điện tử.
3.2 Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý
Để thực hiện việc thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn và đồng thời chuyển Cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:
- Bước 1: Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại kèm theo mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy thuộc vào quận/huyện) với kỳ báo cáo từ ngày đầu quý đến ngày nộp hồ sơ.
- Bước 2: Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Doanh nghiệp phải nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện/tỉnh mới.
- Bước 3: Cập nhật lại tên và địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện điều này trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
- Bước 4: Hai ngày sau khi đã nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xem xét xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Trong trường hợp chưa chấp nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải truy cập vào phần mềm Thông báo phát hành hóa đơn và chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn.
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ đến một quận, tỉnh hoặc thành phố khác dẫn đến việc thay đổi Cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp cũng cần thực hiện thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiện tại (với kỳ báo cáo từ ngày đầu quý đến ngày nộp hồ sơ) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi.
Lời kết
Trên đây là những tư vấn quan trọng mà các doanh nghiệp nên biết khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử. Chúng tôi hi vọng những thông tin đã cung cấp sẽ giúp quý khách hàng nắm rõ quy trình và đạt được sự thuận lợi trong việc thực hiện thay đổi này.
Nếu doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc hoặc khó khăn mà quý khách gặp phải. Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với đội ngũ Kế toán Minh Minh thông qua hotline 0973.53.59.56 để được giải đáp mọi thắc mắc.