Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng phần mềm quản trị giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong đó, 1 Office là nền tảng “All-in-one” hàng đầu tại Việt Nam, cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình vận hành, nhân sự và kinh doanh chỉ trên một hệ thống duy nhất.
Với giao diện thân thiện, tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp linh hoạt, 1Office đã được hơn 6.000 doanh nghiệp tin tưởng triển khai trên toàn quốc.
Trong bài viết dưới đây, Kế toán Minh Minh sẽ hướng dẫn sử dụng 1 Office chi tiết từ A–Z, giúp doanh nghiệp bắt đầu nhanh chóng, vận hành đúng quy trình và khai thác tối đa sức mạnh của hệ thống quản trị số toàn diện này.
1. Tổng quan về phần mềm 1 Office
1 Office được biết đến là nhà phát triển, cung cấp và triển khai các giải pháp công nghệ thông tin chất lượng hàng đầu giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất vận hành, hiệu quả quản trị, tối ưu chi phí và tạo đà tăng trưởng.
Khác với nhiều hệ thống rời rạc, 1 Office phát triển trên một nền tảng thống nhất (1Office Core Platform), đảm bảo tính liền mạch giữa các nghiệp vụ — từ quản lý nhân sự, công việc, quy trình đến khách hàng và doanh thu.
Phần mềm gồm 3 phân hệ chính:
- 1HRM (Human Resource Management): Quản trị nhân sự, chấm công, tính lương, đánh giá KPI.
- 1WORK: Quản lý công việc, dự án, văn bản, quy trình phê duyệt và vận hành nội bộ.
- 1CRM (Customer Relationship Management): Quản lý khách hàng, bán hàng, hợp đồng, marketing và chăm sóc sau bán.
Với công nghệ Low Code, người dùng có thể tự thiết kế quy trình, biểu mẫu và báo cáo mà không cần biết lập trình, mang lại khả năng tùy biến linh hoạt theo đặc thù từng doanh nghiệp.
2. Lợi ích khi sử dụng 1 Office
Việc nắm rõ hướng dẫn sử dụng 1 Office không chỉ giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả phần mềm mà còn tận dụng tối đa các giá trị mà nền tảng này mang lại:
- Tiết kiệm thời gian: Hệ thống tự động hóa giúp giảm đến 70–90% khối lượng công việc thủ công, từ đó rút ngắn quy trình xử lý và tăng tốc độ ra quyết định.
- Giảm chi phí vận hành: Việc số hóa quy trình giúp hạn chế chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ, đồng thời giảm thiểu sai sót trong chấm công, tính lương và quản lý hợp đồng.
- Tối ưu hiệu suất làm việc: Dữ liệu được quản lý tập trung, cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, phân công công việc và đánh giá hiệu quả từng nhân sự.
- Tăng tính minh bạch: Tất cả thông tin và quy trình được lưu trữ điện tử, ký duyệt trực tuyến, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và dễ dàng tra cứu khi cần.
- Thân thiện với người dùng: Giao diện hiện đại, thiết kế trực quan, dễ thao tác trên cả máy tính và điện thoại, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.
3. Hướng dẫn sử dụng 1 Office cơ bản
Dưới đây là 5 bước hướng dẫn sử dụng 1 Office cơ bản, được tổng hợp từ tài liệu chính thức và kinh nghiệm triển khai thực tế của Kế toán Minh Minh:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống 1 Office
Người dùng truy cập https://app.1office.vn hoặc tải ứng dụng 1Office trên App Store/Google Play.
- Đăng nhập bằng email hoặc số điện thoại đã được quản trị viên cấp.
- Sau khi đăng nhập, giao diện “Bàn làm việc” (Dashboard) sẽ hiển thị toàn bộ thông tin cá nhân như công việc, thông báo, lịch, quy trình đang tham gia.
Mẹo: Hãy ghim các module thường xuyên sử dụng như “Công việc”, “Đơn từ”, “Chấm công” lên thanh menu để truy cập nhanh.
Bước 2: Cập nhật hồ sơ cá nhân và thông tin công ty
Truy cập mục Nhân sự → Hồ sơ cá nhân để cập nhật thông tin liên hệ, chức vụ, phòng ban, tài khoản ngân hàng,…
Nếu bạn là quản trị viên HRM, có thể vào “Danh sách nhân sự” để cập nhật dữ liệu của toàn bộ nhân viên, thiết lập cơ cấu tổ chức, phân quyền truy cập.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập thông tin công ty, logo, địa chỉ, chính sách nghỉ phép, bảng lương, quy trình duyệt đơn từ ngay từ đầu để đảm bảo tính thống nhất cho toàn hệ thống.
Bước 3: Làm quen với module 1WORK – Quản lý công việc
1WORK giúp doanh nghiệp quản lý công việc, dự án, quy trình và văn bản hành chính trên nền tảng số.
Một số tính năng quan trọng cần nắm:
- Giao việc – Theo dõi tiến độ: Giao nhiệm vụ, đặt deadline, gắn người phụ trách, theo dõi tiến độ thực hiện.
- Quản lý dự án: Theo dõi toàn bộ các đầu việc theo giai đoạn, phân quyền theo vai trò (quản lý, thành viên, theo dõi).
- Quy trình phê duyệt: Thiết lập quy trình động bằng công cụ kéo-thả, tích hợp ký số điện tử.
- Quản lý văn bản: Tạo, lưu trữ, phê duyệt và tra cứu văn bản đến – đi ngay trên phần mềm.
Gợi ý sử dụng: Khi tạo công việc mới, nên mô tả chi tiết nội dung, đính kèm file và chọn người thực hiện rõ ràng để đảm bảo công việc được theo dõi minh bạch, tránh bỏ sót.
Bước 4: Quản trị nhân sự với 1HRM
Phân hệ 1HRM giúp số hóa toàn bộ quy trình nhân sự – từ tuyển dụng đến chấm công, tính lương và đánh giá nhân viên.
Một số tính năng nổi bật:
Chấm công – Tính lương:
Kết nối với mọi thiết bị chấm công (FaceID, GPS, Wifi, thẻ từ). Hệ thống tự động ổng hợp bảng công theo thời gian thực, tính lương chính xác và xuất bảng lương chỉ với vài thao tác.
Quản lý hợp đồng – Hồ sơ:
Tạo, ký số và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử; cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn; quản lý hồ sơ nhân viên tập trung.
Đơn từ điện tử:
Duyệt nghỉ phép, tăng ca, công tác… online ngay trên ứng dụng di động.
Đánh giá KPI – ASK:
Cài đặt khung năng lực, KPI cho từng vị trí và theo dõi kết quả tự động. Báo cáo giúp HR và lãnh đạo nắm rõ hiệu suất từng cá nhân.
Lưu ý: Nhân viên có thể tự tra cứu bảng công, bảng lương, hợp đồng, giúp giảm 90% thời gian xử lý khiếu nại cho phòng nhân sự.
Bước 5: Quản lý khách hàng và kinh doanh với 1CRM
1CRM là công cụ quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp — từ marketing đến bán hàng và chăm sóc sau bán.
Tại đây, người dùng có thể:
- Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin, phân loại, gắn tag, lịch sử giao dịch.
- Quản lý hợp đồng – Báo giá: Tạo, ký duyệt và lưu trữ hợp đồng điện tử ngay trong hệ thống.
- Theo dõi doanh số: Báo cáo chi tiết theo nhân viên, chi nhánh hoặc sản phẩm.
- Tích hợp marketing: Gửi email, SMS, Zalo OA, chăm sóc khách hàng tự động.
Khi sử dụng đồng thời 1CRM và 1WORK, doanh nghiệp có thể theo dõi trọn vẹn chuỗi quy trình “Từ khách hàng tiềm năng → Ký hợp đồng → Giao việc → Thanh toán” chỉ trên một nền tảng.
4. Tại sao nên dùng 1 Office trong quản trị doanh nghiệp?
Khi tìm hiểu hướng dẫn sử dụng 1Office, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng đây không chỉ là phần mềm quản trị, mà là giải pháp chuyển đổi số toàn diện.
Theo đánh giá từ hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc, 1 Office mang đến những lợi thế nổi bật:
- Tính thống nhất cao: Toàn bộ các module được phát triển trên cùng một nền tảng (1Office Core Platform), giúp dữ liệu giữa các phòng ban luôn đồng bộ và liền mạch.
- Khả năng tùy biến linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết kế quy trình, biểu mẫu hoặc báo cáo theo đặc thù riêng mà không cần kiến thức lập trình.
- Tích hợp đa nền tảng: 1Office cho phép kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán, ERP, SMS, Zalo OA, Email, hóa đơn điện tử, IVAN,… giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động trên một hệ thống duy nhất.
- Trải nghiệm thân thiện: Giao diện hiện đại, dễ thao tác, phù hợp với mọi cấp độ người dùng – từ nhân viên đến nhà quản lý.
- Giải pháp thuần Việt: Được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư Việt Nam, 1Office am hiểu sâu sắc các quy định pháp lý, văn hóa và đặc thù vận hành của doanh nghiệp Việt.
5. Dịch vụ hỗ trợ triển khai 1 Office tại Kế toán Minh Minh
Bên cạnh việc cung cấp hướng dẫn sử dụng 1 Office chi tiết, Kế toán Minh Minh còn là đơn vị tư vấn và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín tại Đồng Nai – Bình Dương. Với kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau, Minh Minh cam kết mang đến giải pháp trọn gói – hiệu quả – dễ áp dụng.
Các dịch vụ hỗ trợ bao gồm:
- Đăng ký, cài đặt và hướng dẫn sử dụng 1 Office trọn gói, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành.
- Đào tạo nhân sự sử dụng các phân hệ HRM, WORK, CRM, đảm bảo toàn bộ đội ngũ nắm vững thao tác và quy trình trên phần mềm.
- Thiết lập quy trình phê duyệt, chấm công, tính lương và báo cáo doanh thu theo đặc thù từng doanh nghiệp.
- Tư vấn tích hợp 1Office với các hệ thống kế toán, phần mềm thuế, hóa đơn điện tử hoặc các công cụ quản trị khác để tối ưu hiệu suất làm việc.
Với sự đồng hành của Kế toán Minh Minh, doanh nghiệp có thể triển khai và vận hành 1Office đúng chuẩn, đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu, giảm sai sót và tiết kiệm tối đa chi phí cũng như nguồn lực trong quá trình chuyển đổi số.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng 1 Office chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng làm chủ nền tảng quản trị số toàn diện này. Nếu bạn đang cần triển khai hoặc được hướng dẫn sử dụng 1 Office đúng chuẩn, hãy liên hệ Kế toán Minh Minh qua 0973 53 59 56 để được tư vấn và hỗ trợ cài đặt trọn gói. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí ngay từ hôm nay.
