Hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi ở mọi ngành nghề kinh doanh. Nhưng không phải ai cũng nắm rõ khái niệm cũng như đặc điểm của hình thức hóa đơn này. Cùng tham khảo các thông tin sau để phục vụ tốt hơn cho công việc của bạn.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ được thực hiện và lưu trữ dạng dữ liệu điện tử

Hóa đơn là chứng từ kế toán do cá  nhân hoặc doanh nghiệp lập, cung cấp cho người mua khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong hóa đơn thể hiện thông tin về loại hàng hóa/dịch vụ, đơn giá và tổng tiền. 

Có hai hình thức hóa đơn là bản giấy được in bởi cơ quan thuế và hóa đơn trên các công cụ điện tử.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng/cung cấp dịch vụ được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn này được lập và ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Theo quy định, hóa đơn hình thức điện tử bao gồm cả loại được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

hóa đơn điện tử 2
Các loại hóa đơn theo phương thức điện tử

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT được áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT bao gồm cả loại được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng

Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đăng ký và thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bao gồm cả loại khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn khác 

Các loại vé, phiếu thu, tem điện tử; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển. Trong đó có nội dung thể hiện hàng hóa/dịch vụ và số tiền.

3. Nguyên tắc trong việc lập, xuất hóa đơn điện tử 

Khi lập, xuất hóa đơn theo phương thức điện tử cần đảm bảo nguyên tắc:

– Phản ánh đúng, đủ trên hóa đơn các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

– Chỉ được lập, xuất hóa đơn với danh mục hàng hóa/dịch vụ đã được doanh nghiệp đăng ký trong nội dung Giấy đăng ký kinh doanh.

– Ở mục thuế suất, phải ghi đúng theo quy định của Bộ Tài chính.

– Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn, vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ người mua không lấy hóa đơn.

4. Các thông tin bắt buộc phải có trên nội dung hóa đơn

Thông tin và nội dung trên hóa đơn được quy định ở Điều 6 Nghị định 119:

– Tên của hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn, số hóa đơn.

– Tên người bán cùng địa chỉ và mã số thuế 

– Tên của người mua cùng địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

– Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính và số lượng hàng hóa/dịch vụ, đơn giá hàng hóa/dịch vụ; tổng số tiền hàng hóa/dịch vụ chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT ghi theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán đã có thuế GTGT (trong trường hợp là hóa đơn GTGT).

– Tổng số tiền thanh toán.

– Chữ ký số/chữ ký điện tử của cá nhân/tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và chữ ký số/chữ ký điện tử của người mua.

– Mã của cơ quan thuế (nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

5. Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử

hóa đơn điện tử 3
Hướng dẫn lập hóa đơn trên phương tiện điện tử

– Người bán hàng, cung cấp dịch vụ đăng nhập vào phần mềm.

– Chọn Lập hóa đơn mới ở mục Hóa đơn.

– Nhập đầy đủ các thông tin như quy định vào hóa đơn.

– Chọn Lưu tạm.

– Chọn hóa đơn vừa tạo, gửi hóa đơn đang lưu tạm qua hình thức phù hợp. Thao tác này để khách hàng kiểm tra lại thông tin. Nếu khách hàng yêu cầu sửa thông tin, chọn nút Chỉnh sửa để sửa bản hóa đơn nháp.

– Chọn Xem hóa đơn và chọn ký hóa đơn (token cần sẵn sàng, đã được kết nối)

– Sau khi ký, người lập kiểm tra để biết đã được cấp mã cho hóa đơn đó hay chưa bằng cách bấm F5.

Xử lý đối với hóa đơn đã lập và thông tin bị sai:

Nếu phát hiện sai khi hóa đơn đã lập, đã ký và gửi cho người mua nhưng cả hai bên chưa kê khai thuế, chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn đã bị hủy vẫn phải lưu trữ để cơ quan có thẩm quyền tra cứu khi cần.

Trường hợp hóa đơn đã lập, đã ký và gửi cho người mua nhưng cả hai bên đã kê khai thuế, nếu phát hiện sai, hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót. Trên biên bản cần chữ ký của cả hai bên. Bên cạnh đó, lập thêm hóa đơn điều chỉnh sai sót.

6. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn 

hóa đơn điện tử 4
Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Người bán và người mua có thể truy cập vào website hóa đơn của Tổng cục thuế để tra cứu.

– Bước 1: Truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

– Bước 2: Nhập các thông tin: mã số thuế, ký hiệu và số hóa đơn, tổng số tiền thuế, tổng số tiền thanh toán. Sau đó website sẽ yêu cầu nhập mã xác thực, người dùng nhập nhấn vào ô Tìm kiếm.

– Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn qua kết quả trả về.

Cách tra cứu hóa đơn qua Cổng thông tin về hóa đơn điện tử

– Bước 1: Truy cập vào https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

– Bước 2: Đăng nhập và điền đầy đủ các thông tin được cấp từ cơ quan thuế.

– Bước 3: Chọn Tra cứu, sau đó chọn Tra cứu hóa đơn.

– Bước 4: Chọn Tra cứu hóa đơn bán ra hoặc Tra cứu hóa đơn mua vào, màn hình sẽ có kết quả trả về.

Hóa đơn theo phương thức dữ liệu điện tử thuận tiện trong các giao dịch, tiết kiệm chi phí. Nhưng quý khách cần chọn đơn vị trung gian cung cấp phần mềm uy tín để đảm bảo an toàn. 

Kế Toán Minh Minh là đại lý chuyên cung cấp phần mềm hóa đơn bằng phwong pháp điện tử cho các cá nhân/doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết chất lượng, hỗ trợ mọi nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn. 

Quý khách cần tham khảo thêm về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ với Kế Toán Minh Minh. Chuyên viên của Kế Toán Minh Minh sẵn sàng tư vấn cho quý khách.

Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử