Chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp đang là xu hướng khi kinh tế ngày càng yêu cầu minh bạch, chuyên nghiệp và tối ưu thuế. Đồng thời, Nhà nước triển khai nhiều chính sách hỗ trợ để khuyến khích hộ kinh doanh mở rộng quy mô, tăng trưởng doanh thu, tiếp cận vốn và tận dụng ưu đãi thuế doanh nghiệp mới thành lập.
Kế toán Minh Minh tổng hợp và giải đáp các câu hỏi thường gặp dưới đây, giúp hộ kinh doanh nắm rõ quy định, thuế, hóa đơn và lợi ích khi chuyển đổi lên doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Câu hỏi 1: Hộ kinh doanh có mức doanh thu bao nhiêu thì phải chuyển đổi lên doanh nghiệp?
Trả lời:
Hiện nay, pháp luật không quy định mức doanh thu bắt buộc phải chuyển đổi lên doanh nghiệp. Tuy nhiên, cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh có doanh thu lớn nên chuyển đổi để:
- Tối ưu chi phí hợp lệ
- Hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm đầu
- Dễ mở rộng quy mô vốn, lao động, thị trường và thương hiệu
Theo Luật Quản lý thuế, hộ kinh doanh được xem là có quy mô chuyển đổi khi đạt tiêu chí từ mức doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên:
- Nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng:
≥ 10 lao động BHXH hoặc ≥ 3 tỷ đồng doanh thu/năm - Thương mại, dịch vụ:
≥ 10 lao động BHXH hoặc ≥ 10 tỷ đồng doanh thu/năm
Khi vượt ngưỡng, hộ kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai — và nên chuyển đổi thành doanh nghiệp để tối ưu.
Câu hỏi 2: Tôi kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị giáo dục, tôi đang cân nhắc đến việc liệu có nên chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp hay không để còn mở rộng việc kinh doanh và còn được trừ các chi phí như nhân công, mặt bằng …Tôi mong được hướng dẫn rõ hơn về lợi ích khi chuyển đổi lên doanh nghiệp.
Trả lời:
Trường hợp trong năm 2026, NNT vẫn kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh thì mức nộp thuế đối với kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị giáo dục theo mức 1,5% trên doanh số thực tế bán ra (trong đó 1% thuế GTGT; 0,5% thuế TNCN) không được trừ chi phí, không được hưởng ưu đãi thuế.
Trường hợp NNT chuyển sang hình thức doanh nghiệp thì sẽ có các thuận lợi sau:
+ Về mô hình kinh doanh: có cơ hội hơn trong mở rộng quy mô lao động, vốn, tín dụng, tiếp cận thị trường, tăng trưởng doanh thu, xây dựng thương hiệu của mình.
+ Về kê khai, nộp thuế: Đối với thuế GTGT: doanh nghiệp sẽ áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có nghĩa là thuế GTGT đầu ra được trừ đi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ; Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp: được tính các chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh như: giá vốn hàng hóa mua vào, thuê mặt bằng, nhân công, tiền điện, nước, chi phí tiếp thị, quảng bá quảng cáo cửa hàng, chi phí đào tạo người lao động… Doanh nghiệp được trích tối đa 20% thu nhập tính thuế TNDN để lập quỹ phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.
Nếu doanh nghiệp lỗ thì được chuyển lỗ liên tục sang 5 năm tiếp theo. Nếu lãi, được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong 3 năm. Ngoài ra theo dự thảo của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi, tùy theo doanh thu, doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp ở mức 15-17%.
Câu hỏi 3: Tôi là hộ kinh doanh nhà hàng và vừa áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tôi đang cân nhắc lên doanh nghiệp để được trừ các chi phí như tiền thuê mặt bằng, nhân công, và các chi phí đầu vào như đồ uống, thực phẩm… Tôi xin hỏi khi mua rau, cá, trứng, thịt ở chợ dân sinh thì người bán ở chợ cấp hóa đơn như thế nào là hợp pháp để người mua được tính chi phí đầu vào?
Trả lời:
Theo các quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp; trường hợp khi hộ chuyển đổi lên doanh nghiệp có mua hàng (đồ dùng, tài sản, dịch vụ) của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra; hoặc mua hàng hóa, dịch vụ của hộ thu nhập thấp (100 triệu đồng/năm) thì sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ để được tính vào chi phí được trừ. Trong trường hợp là hộ kinh doanh thì không được trừ các chi phí này.
Vì vậy, để nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch trong kinh doanh, đồng thời áp dụng những phương pháp tính thuế khoa học, tân tiến, các hộ kinh doanh nên chuyển đổi lên doanh nghiệp. Hiện nay, Chính phủ cũng đã có nhiều chính sách, giải pháp để khuyến khích các hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp.
Một số tình huống gặp khác
Câu hỏi 4: Sau khi sáp nhập các đơn vị hành chính, hộ kinh doanh có phải thay đổi lại giấy đăng ký không? Thủ tục thực hiện như thế nào?
Trả lời:
Ngày 5/4/2025, Bộ Tài chính có văn bản số 4370 hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính; theo đó, Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.
Cơ quan thuế cũng tự động cập nhật địa chỉ của người nộp thuế trên ứng dụng quản lý thuế và thông báo đến người nộp thuế biết về việc thay đổi cơ quan quản lý thuế (nếu có).
Câu hỏi 5: Từ 1/7/2025, mã định danh cá nhân thay cho mã số thuế hộ kinh doanh. Vậy tôi có cần đăng ký thay đổi không hay hệ thống tự cập nhật?
Trả lời:
Theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính, nếu hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân thuộc trường hợp sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế theo quy định đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7/2025 và thông tin đăng ký thuế đã khớp đúng với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bạn được sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế bắt đầu từ ngày 1/7. Đồng thời, cơ quan thuế theo dõi, quản lý toàn bộ dữ liệu của hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân, dữ liệu đăng ký giảm trừ gia cảnh của người phụ thuộc bằng số định danh cá nhân.
Còn nếu hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 1/7 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp đúng với thông tin lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ, cơ quan thuế cập nhật trạng thái mã số thuế của hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân sang trạng thái 10 “Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư số 86/2024.
Như vậy, người nộp thuế nên chủ động kiểm tra thông tin đăng ký thuế của bản thân trên Cổng thông tin điện tử ngành Thuế và ứng dụng eTax Mobile, đối chiếu với thông tin định danh theo cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cập nhật thông tin đăng ký theo quy định nêu trên.
Câu hỏi 6: Hộ kinh doanh đăng ký tên tôi nhưng tiền khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của vợ thì có vi phạm gì không?
Trả lời:
Hiện nay không có quy định về việc hộ kinh doanh phải đăng ký tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên việc hộ kinh doanh đăng ký tài khoản theo tên của hộ kinh doanh sẽ giúp cho hộ kinh doanh dễ dàng trong quản lý doanh thu, chi phí và các luồng tiền, thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy với khách hàng, đối tác. Vì vậy, các hộ kinh doanh nên đăng ký tài khoản ngân hàng để thuận tiện trong giao dịch.
Đồng thời, cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh không nên có hành vi che dấu doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ bằng cách nhận tiền chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng khác không phải của chủ hộ.
Câu hỏi 7: Xin cho biết về các quy định xử phạt về hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử như HKD thuộc diện áp dụng nhưng chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; HKD đã đăng ký nhưng lập hoặc lập muộn hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng, cung cấp dịch vụ …
Trả lời: Về các quy định xử lý vi phạm về hóa đơn, HKD cần lưu ý như sau:
+ HKD chưa đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thể bị xử phạt theo quy định về hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nội dung này được quy định tại khoản 40, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Căn cứ pháp lý để xử phạt hành vi này được quy định tại khoản 5, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
+ Về xuất hóa đơn sai thời điểm: Nếu hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì cần lưu ý lập hóa đơn đúng thời điểm (xuất hóa đơn ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ)…để không vi phạm quy định tại khoản 6, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
+ Không lập hóa đơn dẫn đến thiếu thuế- có thể bị xem là trốn thuế: Nếu hộ kinh doanh không lập hóa đơn, làm sai lệch doanh thu dẫn đến thiếu số thuế phải nộp…căn cứ Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (khai sai dẫn đến thiếu thuế) hoặc Điều 17 (trốn thuế, che giấu doanh thu), có thể bị xử phạt: 20% số thuế khai thiếu (nếu khai sai) từ 1 đến 3 lần số thuế trốn (nếu trốn thuế) tuỳ theo mức độ vi phạm.
+Trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn không đúng quy định (như hóa đơn không có giao dịch thật, hóa đơn mua bán trái phép…) sẽ bị xem là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và bị xử lý nghiêm theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
+ HKD cần có hoá đơn, chứng từ đầu vào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, đây là trách nhiệm của HKD và cũng là một trong những căn cứ để xác định doanh thu tính thuế. Nếu trong quá trình quản lý, cơ thuế cũng như quan các cơ quan chức năng khác phát hiện dấu hiệu hàng hóa không rõ nguồn gốc…thì đây là một trong những căn cứ để chuyển sang cơ quan có thẩm quyền như quản lý thị trường, công an… để xử lý theo pháp luật hiện hành.
+ Theo Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân bị áp dụng mức phạt bằng 1/2 so với tổ chức. Tuy nhiên, các hành vi như khai sai, trốn thuế vẫn bị xử phạt nặng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
Thời gian đầu triển khai các quy định mới, cơ quan thuế và các cơ quan, ban ngành, địa phương luôn đồng hành cùng hộ kinh doanh, từ việc hướng dẫn thủ tục, hỗ trợ về cơ sở vật chất, thiết bị, cũng như phổ biến kiến thức pháp luật với mục tiêu giảm thiểu vi phạm không cố ý, giúp hộ kinh doanh hoạt động một cách thuận lợi và ổn định. Việc xử phạt vi phạm hành chính cũng được triển khai theo nguyên tắc linh hoạt, tăng cường hướng dẫn, tuyên truyền. Đặc biệt với những hộ vi phạm lần đầu, không có dấu hiệu cố tình trốn thuế hoặc gian lận hóa đơn sẽ được áp dụng tình tiết giảm nhẹ.
Tuy nhiên, đối với những hành vi sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với mục đích trốn thuế, gian lận sẽ áp dụng tình tiết tăng nặng và xử lý nghiêm.
Việc chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu thuế, minh bạch tài chính, mà còn mở ra cơ hội mở rộng thị trường, tiếp cận vốn và xây dựng thương hiệu bài bản hơn. Nếu bạn đang cân nhắc thay đổi mô hình kinh doanh, hãy tìm hiểu kỹ quy định và lộ trình phù hợp để đảm bảo chuyển đổi hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Kế toán Minh Minh sẵn sàng hỗ trợ tư vấn hồ sơ, thủ tục thuế và kê khai ban đầu cho hộ chuyển đổi lên doanh nghiệp. Liên hệ 0973 535 956 để được tư vấn miễn phí và đồng hành cùng bạn trong quá trình phát triển bền vững.
