Trong thời đại chuyển đổi số, việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế sai sót trong tính lương. 1Office là phần mềm quản trị doanh nghiệp “All-in-one” hàng đầu hiện nay, hỗ trợ toàn diện từ quản lý nhân sự, công việc đến chấm công – tính lương tự động.
Tính năng chấm công trên 1Office được thiết kế hiện đại, kết nối trực tiếp với máy chấm công, ứng dụng di động và định vị GPS, giúp doanh nghiệp theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động hiệu quả, người quản lý cần thực hiện đúng quy trình cài đặt và cấu hình ban đầu.
Dưới đây là hướng dẫn cách chấm công trên 1Office chi tiết được Kế toán Minh Minh tổng hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai thực tế.
Bước 1: Truy cập phần cài đặt chấm công
Để bắt đầu thiết lập tính năng chấm công, bạn cần đăng nhập vào tài khoản quản lý trên hệ thống 1Office, sau đó thực hiện theo các thao tác sau:
- Chọn vào biểu tượng avatar ở góc trên cùng bên phải màn hình.
- Tiếp tục chọn “Cài đặt hệ thống” → “Chấm công”.
- Trong giao diện Cài đặt chấm công, chọn mục “Cài đặt chấm công” để tiến hành cấu hình chi tiết.
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy bảng các mục cài đặt liên quan đến quản lý chấm công. Tại đây, người quản lý có thể điều chỉnh các thông số phù hợp với chính sách và đặc thù làm việc của từng doanh nghiệp.
Khi đã thiết lập xong, chọn “Lưu” để hoàn tất quá trình cài đặt.
Bước 2: Cấu hình chi tiết các thông số chấm công
Đây là bước quan trọng giúp hệ thống ghi nhận và tính toán dữ liệu chấm công chính xác. Dưới đây là giải thích chi tiết từng trường cài đặt trong phần “Cài đặt chấm công”.
2.1. Mã chấm công lấy theo
Hệ thống 1Office cho phép doanh nghiệp chọn 1 trong 2 cách xác định mã chấm công:
- Lấy theo mã nhân sự: Áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng mã nhân sự đồng thời làm mã chấm công. Bạn có thể tùy chọn số lượng ký tự cuối của mã nhân sự để lấy làm mã chấm công.
Ví dụ: Mã nhân sự là NV2021289, nếu lấy theo 3 số cuối, mã chấm công sẽ là 289.
- Nhập mã chấm công: Trong trường hợp mã chấm công không trùng với mã nhân sự, bạn có thể nhập trực tiếp mã đã được cài đặt trên máy chấm công vào hệ thống.
2.2. Ngày bắt đầu tính công hàng tháng
Trường này xác định thời điểm bắt đầu kỳ công. Thông thường, các doanh nghiệp bắt đầu kỳ công từ ngày 1 hàng tháng, tuy nhiên có thể điều chỉnh linh hoạt theo quy định nội bộ.
2.3. Khoảng thời gian rỗi được phép miễn chốt
Một số doanh nghiệp áp dụng ca làm việc liền kề nhau (ví dụ: 7h–12h và 12h30–15h). Trong trường hợp này, có thể thiết lập “khoảng thời gian rỗi được phép miễn chốt” để nhân viên không cần chấm vân tay cuối ca trước và đầu ca sau.
Ví dụ: Nếu thiết lập thời gian rỗi là 30 phút, nhân viên chỉ cần chấm công lúc 7h và 15h.
2.4. Hiển thị trên bảng chấm công
1Office cho phép bạn chọn cách hiển thị dữ liệu trên bảng chấm công theo 4 lựa chọn:
- Công theo ca + làm thêm
- Công theo ca
- Giờ theo ca + làm thêm
- Giờ theo ca
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp với nhu cầu theo dõi và tính toán lương.
2.5. Mã bảo mật API chấm công
Đây là mã bảo mật dùng để xác định và bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải thông tin từ máy chấm công lên hệ thống 1Office.
Cùng với đó, doanh nghiệp cần cấu hình URL kết nối chấm công và 1Office, giúp tool chấm công đẩy dữ liệu tự động lên hệ thống mà không cần thao tác thủ công.
2.6. Sử dụng định vị GPS
Khi bật tính năng này, người quản lý có thể gán địa điểm chấm công vào từng ca làm việc. Nhân viên sẽ chấm công trực tiếp qua ứng dụng 1Office App trên điện thoại, và hệ thống chỉ ghi nhận khi người dùng ở đúng vị trí được gán.
2.7. Tách dòng chấm công của nhân sự
Tính năng này giúp theo dõi công của nhân sự có sự thay đổi trong tháng (chẳng hạn thay đổi phòng ban, vị trí, mức lương…). Có 6 lựa chọn chính:
- Không tách dòng
- Theo công chuẩn
- Theo vị trí, phòng ban
- Theo lương vị trí
- Theo lương phụ cấp
- Theo hợp đồng lao động
Việc tách dòng giúp người quản lý có cái nhìn trực quan hơn khi xem bảng chấm công chi tiết.
2.8. Hệ số làm tròn
Cho phép làm tròn số công làm việc trong bảng chấm công theo các mức: 0.125, 0.25, 0.5 hoặc 1. Doanh nghiệp có thể chọn Không làm tròn nếu muốn tính chính xác tuyệt đối.
2.9. Ứng trước ngày công
Một số công ty cần làm bảng lương vào giữa tháng. Tính năng “Ứng trước ngày công” giúp hiển thị công tạm tính đến cuối tháng cho nhân viên. Có hai lựa chọn:
- Không ứng trước
- Được phép ứng trước
2.10. Chốt đơn từ
Là thiết lập kiểm soát việc nhân viên gửi đơn xin nghỉ, đi muộn, làm thêm… Có hai tùy chọn:
- Thủ công: Quản lý chủ động chốt hoặc mở đơn từ bất kỳ lúc nào.
- Tự động: Hệ thống tự động khóa đơn từ sau ngày được cài đặt, nhân viên không thể gửi đơn sau khi kỳ công đã chốt.
2.11. Ngày chốt tự động công sau kỳ công số ngày là
Khi chọn hình thức chốt tự động, doanh nghiệp cần xác định số ngày hệ thống sẽ tự động khóa bảng chấm công sau khi kỳ công kết thúc.
Ví dụ: Nếu kỳ công kết thúc ngày 30 hàng tháng và bạn cài đặt 5 ngày, hệ thống sẽ tự động chốt vào ngày 5 của tháng sau.
Bước 3: Kết nối máy chấm công với hệ thống 1Office
Sau khi hoàn tất các cài đặt cơ bản, doanh nghiệp cần kết nối máy chấm công vật lý với hệ thống. Việc này giúp đồng bộ dữ liệu chấm công tự động mà không cần nhập tay.
1Office cung cấp đường dẫn API và công cụ hỗ trợ để truyền dữ liệu an toàn lên hệ thống.
Trong trường hợp sử dụng app di động 1Office, nhân viên chỉ cần mở ứng dụng, chọn “Chấm công” và xác nhận vị trí GPS đúng nơi làm việc.
Bước 4: Kiểm tra và theo dõi bảng chấm công
Sau khi dữ liệu chấm công được đồng bộ, bạn có thể xem bảng công của toàn bộ nhân viên trong module Chấm công → Bảng chấm công.
Tại đây, hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin giờ vào – giờ ra, số giờ làm việc, ca làm việc, giờ làm thêm, công theo ngày và tình trạng chốt đơn từ.
Nếu phát hiện sai lệch, người quản lý có thể chỉnh sửa hoặc yêu cầu nhân viên gửi lại đơn xác nhận.
Bước 5: Chốt công và xuất dữ liệu tính lương
Khi kỳ công kết thúc, người quản lý có thể chốt công thủ công hoặc để hệ thống tự động chốt theo thời gian đã cài đặt.
Sau khi chốt, dữ liệu được chuyển sang module Tính lương để xử lý các khoản thu nhập, phụ cấp, khấu trừ và xuất bảng lương chính xác cho từng nhân viên.
Một số lưu ý khi sử dụng tính năng chấm công trên 1Office
Để tính năng chấm công trên 1Office hoạt động chính xác và ổn định, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Đồng bộ thời gian giữa thiết bị và hệ thống 1Office: Đảm bảo máy chấm công và phần mềm 1Office luôn trùng khớp thời gian để tránh sai lệch khi ghi nhận giờ làm việc thực tế của nhân viên.
- Bật định vị GPS khi chấm công từ xa: Với những nhân viên làm việc tại nhà hoặc ngoài văn phòng, nên bật định vị GPS trên ứng dụng 1Office để hệ thống xác nhận vị trí chính xác, tránh tình trạng sai địa điểm hoặc không ghi nhận dữ liệu.
- Kiểm tra nhật ký chấm công thường xuyên: Bộ phận nhân sự hoặc quản lý nên định kỳ kiểm tra nhật ký chấm công để phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp quên chấm, sai vị trí, hoặc lỗi kết nối dữ liệu.
- Thiết lập chốt công tự động: Nên cài đặt lịch chốt công tự động trên 1Office để đảm bảo quy trình tính lương diễn ra đúng hạn, hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán – nhân sự.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách chấm công trên 1Office giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc hiệu quả và chính xác. Khi cấu hình đúng, 1Office hỗ trợ tối ưu quy trình chấm công – tính lương – nhân sự minh bạch và tiết kiệm thời gian. Liên hệ ngay Kế toán Minh Minh qua hotline 0973 53 59 56 để được tư vấn và hỗ trợ triển khai thực tế.
