Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Báo cáo này giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi biến động nhân sự, đảm bảo việc quản lý lao động được thống nhất trên toàn quốc. Tuy nhiên, từ khi Nghị định 129/2025/NĐ-CP có hiệu lực, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong thao tác trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc chưa nắm rõ quy trình thực hiện mới.
Để giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục nhanh chóng, hạn chế sai sót và tránh bị xử phạt, Kế toán Minh Minh tổng hợp hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động chi tiết, chính xác và cập nhật nhất năm 2025. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện báo cáo đúng hạn và đúng quy định một cách dễ dàng.
1. Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động
Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Báo cáo này giúp cơ quan nhà nước quản lý biến động lao động, đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong quản lý nhân sự trên toàn quốc.
Khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần dựa trên các văn bản pháp lý quan trọng như: Nghị định 145/2020/NĐ-CP với Mẫu 01/PLI và Mẫu 02/PLI tại Phụ lục I, hướng dẫn chi tiết về nội dung và hình thức báo cáo; Nghị định 129/2025/NĐ-CP, quy định lộ trình nộp báo cáo trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, liên thông dữ liệu với cơ quan Bảo hiểm xã hội; cùng các hướng dẫn chuyên ngành của Bộ Nội vụ và Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp báo cáo định kỳ trước ngày 05/12 hằng năm đối với kỳ báo cáo 6 tháng cuối năm. Hồ sơ báo cáo phải gửi đến Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý khu vực, và đối với doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, báo cáo cũng cần gửi thêm đến Ban Quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế để đảm bảo dữ liệu được tổng hợp đầy đủ và chính xác.
2. Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động khi nào?
Để thực hiện đúng hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần nắm rõ hai mốc thời gian quan trọng sau:
| Loại báo cáo | Thời điểm nộp | Nội dung |
| Báo cáo 6 tháng đầu năm | Trước ngày 05/6 hằng năm | Thống kê biến động lao động 6 tháng đầu năm |
| Báo cáo năm (6 tháng cuối năm) | Trước ngày 5/12 hằng năm | Báo cáo tình hình sử dụng lao động của cả năm |
Lưu ý: Thời hạn nộp báo cáo là cố định, áp dụng cho tất cả doanh nghiệp và không phụ thuộc vào thời điểm thành lập doanh nghiệp. Việc nộp đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Nội vụ và Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
3. Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, hằng năm, trước ngày 05/12, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Cụ thể, 02 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 như sau:
Cách 1: Nộp báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Truy cập địa chỉ: dichvucong.gov.vn
Tại giao diện chính, doanh nghiệp chọn mục Đăng nhập hoặc Đăng ký nếu chưa có tài khoản.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể đăng nhập bằng:
- Tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia
- Tài khoản doanh nghiệp đã liên kết với Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Tài khoản tích hợp chữ ký số (USB token)
Bước 3: Tìm kiếm dịch vụ cần thực hiện
Tại mục Dịch vụ công trực tuyến, nhập từ khóa:
“Báo cáo tình hình sử dụng lao động”
Sau đó chọn đúng thủ tục:
“Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Bước 4: Chọn thủ tục và nộp trực tuyến
Bấm Nộp trực tuyến, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện kê khai.
Bước 5: Kê khai thông tin cơ quan nhận báo cáo
Doanh nghiệp phải chọn đúng cơ quan:
- Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Cơ quan Bảo hiểm xã hội liên quan.
Việc chọn sai cơ quan có thể khiến hồ sơ không được ghi nhận.
Bước 6: Hoàn tất đăng ký thông tin
Sau khi điền đầy đủ các trường thông tin, nhấn Đăng ký.
Hệ thống sẽ lưu lại dữ liệu và hiển thị thông báo tự động.
Bước 7: Nhận thông báo xác nhận
Khi màn hình hiển thị dòng:
“Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”,
nhấn Thoát để kết thúc bước khai báo.
Bước 8: Nhập biểu mẫu báo cáo trên hệ thống BHXH
Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống của Bảo hiểm xã hội để:
- Nhập Mẫu số 01/PLI (báo cáo thay đổi lao động)
- Xác nhận thông tin lao động tăng/giảm
- Gửi hồ sơ điện tử
Dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Bước 9: Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ
Cán bộ BHXH kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt hồ sơ. Nếu dữ liệu chưa khớp, BHXH sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung.
Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động lấy dữ liệu
Hệ thống tự động lấy dữ liệu về lao động từ cơ sở dữ liệu quốc gia của BHXH để hoàn thiện báo cáo gửi Bộ Nội vụ.
Bước 11: Chuyển báo cáo đến cơ quan địa phương
Sau khi đồng bộ, Cổng DVCQG sẽ tự động gửi báo cáo đến:
- Sở Nội vụ
- Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế (nếu áp dụng)
Doanh nghiệp không cần gửi lại hồ sơ lần thứ hai.
Cách 2: Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp
Trong trường hợp doanh nghiệp không thể thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động cần gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I, ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP) trực tiếp đến Sở Nội vụ. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội tại khu vực đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu kinh tế, báo cáo bằng bản giấy phải gửi đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế. Việc này giúp cơ quan quản lý theo dõi chính xác tình hình lao động trong các khu vực đặc thù.
Sau khi nhận báo cáo, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ dữ liệu về tình hình thay đổi lao động. Thông tin này được cập nhật vào Mẫu số 02/PLI (Phụ lục I, Nghị định 145/2020/NĐ-CP), đảm bảo sự chính xác và đầy đủ cho công tác quản lý lao động trên toàn quốc.
Việc tuân thủ đúng quy trình và thời hạn theo hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn đảm bảo dữ liệu lao động được cập nhật đầy đủ, minh bạch theo yêu cầu của Bộ Nội vụ và Bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa quen thao tác trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc cần hỗ trợ trọn gói trong quá trình lập báo cáo, Kế toán Minh Minh luôn sẵn sàng đồng hành và xử lý toàn bộ thủ tục nhanh chóng – chính xác. Liên hệ ngay 0973 53 59 56 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thực hiện báo cáo đúng quy định.
