Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam ngày càng phải đối mặt với nhiều quy định pháp luật về lao động, Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 là vấn đề được các phòng Nhân sự, Hành chính và Kế toán đặc biệt quan tâm. Việc nộp báo cáo đúng hạn không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước cập nhật số liệu thị trường lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và mức phạt hành chính đáng tiếc.
Năm 2025, việc báo cáo tình hình sử dụng lao động vẫn là một nghĩa vụ bắt buộc, và doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về thời hạn nộp, mẫu biểu hợp lệ, hình thức nộp, cũng như hậu quả pháp lý nếu nộp trễ. Kế toán Minh Minh tổng hợp đầy đủ thông tin mới nhất từ các văn bản pháp luật, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng, đủ và kịp thời.
1. Căn cứ pháp lý về báo cáo tình hình sử dụng lao động
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc được thiết lập nhằm quản lý nguồn nhân lực quốc gia. Doanh nghiệp cần xác định rõ các căn cứ pháp lý sau:
1.1 Văn bản pháp luật cốt lõi (Nghị định 145/2020/NĐ-CP)
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm bằng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) hoặc cơ quan BHXH cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Nghị định này quy định rõ phạm vi kê khai, bao gồm tổng số lao động, biến động tăng/giảm, phân loại theo giới tính, loại hợp đồng và nhóm lao động đặc thù.
Ngoài ra, Điều 73, khoản 1 Nghị định 35/2022/NĐ-CP cũng bổ sung trách nhiệm của các Ban Quản lý Khu công nghiệp, Khu chế xuất trong việc hướng dẫn doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý thực hiện báo cáo định kỳ.
1.2. Căn cứ văn bản địa phương
Để triển khai quy định này, các cơ quan địa phương (như Sở Nội vụ, Sở LĐTBXH) thường ban hành các Công văn hướng dẫn.
Điển hình, Công văn số 0992/SNV-VLATLD ngày 13 tháng 11 năm 2025 của Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh đã yêu cầu các đơn vị thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, làm cơ sở vững chắc để doanh nghiệp tại khu vực này thực hiện.
2. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh phải thực hiện báo cáo định kỳ với thời hạn cụ thể như sau:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/06 hàng năm.
- Báo cáo 6 tháng cuối năm (Báo cáo hằng năm): Nộp trước ngày 05/12 hàng năm.
Đối với năm 2025, Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 được quy định là trước ngày 05/12/2025. Đây là hạn chót pháp lý mà mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều phải tuân thủ.
Lưu ý quan trọng: Ngày 05/12/2025 là hạn cuối cùng, nhưng để tránh các sự cố kỹ thuật khi nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc các hệ thống điện tử của địa phương, doanh nghiệp nên hoàn thành và nộp báo cáo sớm hơn từ 3-5 ngày. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm tra, chuẩn hóa dữ liệu lao động và đảm bảo nộp đúng hạn, tránh bị xử phạt hành chính.
3. Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định pháp luật, nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động không phân biệt quy mô doanh nghiệp. Mọi đơn vị có phát sinh quan hệ lao động đều bắt buộc phải thực hiện báo cáo đúng hạn.
Cụ thể, các đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 bao gồm:
- Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã có thuê mướn hoặc sử dụng lao động.
- Hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn hoặc sử dụng người lao động và có trụ sở, địa điểm hoạt động trên địa bàn.
Điều này có nghĩa là, chỉ cần đơn vị bạn phát sinh quan hệ lao động, dù chỉ thuê một người, bạn đã thuộc đối tượng bắt buộc phải thực hiện báo cáo theo Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025.
4. Hình thức và mẫu báo cáo hợp lệ cho 6 tháng cuối năm 2025
Để báo cáo được chấp nhận, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng mẫu biểu và hình thức nộp theo quy định của cơ quan Nhà nước.
1. Mẫu báo cáo chính thức
Doanh nghiệp phải sử dụng Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
Mẫu này yêu cầu kê khai chi tiết số liệu về: tổng số lao động, biến động tăng/giảm lao động trong kỳ, phân loại lao động theo giới tính, loại hợp đồng và các nhóm lao động đặc thù.
2. Hình thức và địa điểm nộp báo cáo
Hiện nay, việc nộp báo cáo được thực hiện chủ yếu qua kênh trực tuyến, đảm bảo nhanh chóng, minh bạch và chính xác:
| STT | Hình thức nộp | Căn cứ và địa điểm nộp | Yêu cầu về tài liệu |
| 1 | Nộp trực tuyến (Bắt buộc theo luật) | Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia | Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản và sử dụng chữ ký số để xác thực. |
| 2 | Nộp trực tuyến (Theo hướng dẫn địa phương) | Nộp qua link Google Form/Quét mã QR (ví dụ: như hướng dẫn trong Công văn 0992/SNV-VLATLD) hoặc các kênh điện tử khác của Sở LĐTBXH. | Bắt buộc đính kèm: Bản scan báo cáo đã ký tên, đóng dấu (.pdf) VÀ Bản mềm dữ liệu (.xls, *.xlsx). |
Lời khuyên từ Minh Minh: Doanh nghiệp nên chủ động đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nộp báo cáo, vì đây là hình thức được pháp luật quy định. Đồng thời, theo dõi các thông báo của Sở LĐTBXH/Sở Nội vụ tại địa phương để tuân thủ hình thức nộp bổ sung (như Google Form) nếu có yêu cầu.
5. Hậu quả khi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.
Cụ thể, các hành vi vi phạm và mức phạt như sau:
| Lỗi vi phạm | Căn cứ pháp lý | Mức phạt | |
| Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định | Điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP | Phạt tiền từ 01-03 triệu đồng | |
| Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định | Điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP | Phạt tiền từ 05-10 triệu đồng | |
Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên áp dụng cho cá nhân, còn đối với tổ chức (doanh nghiệp) sẽ gấp 2 lần.
Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, cụ thể là buộc phải báo cáo tình hình thay đổi lao động ngay lập tức.
Hiện nay, Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho 6 tháng cuối năm 2025 đang cận kề. Doanh nghiệp cần nộp báo cáo trước ngày 05/12/2025, sử dụng Mẫu 01/PLI và thực hiện qua kênh trực tuyến. Đây là giải pháp quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt lên đến 20.000.000 đồng, đồng thời bảo vệ uy tín quản lý nhân sự và quyền lợi người lao động.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc tổng hợp số liệu, đối chiếu biến động lao động, hoặc chưa nắm vững quy trình nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp.
Hãy để Kế toán Minh Minh gánh vác các thủ tục hành chính phức tạp, giúp doanh nghiệp bạn an tâm kinh doanh, tránh mọi rủi ro về tuân thủ pháp luật lao động.
Liên hệ ngay với Kế toán Minh Minh để đảm bảo Báo cáo tình hình sử dụng lao động của bạn được nộp đúng hạn và chính xác nhất!
CÔNG TY KẾ TOÁN MINH MINH
- Hotline tư vấn chuyên sâu: 0973 53 59 56 – 0916 53 59 56
- Email: cskhmm@mccgroup.com.vn
