Trong kỷ nguyên công nghệ số 4.0, việc chuyển đổi từ phương thức ký kết truyền thống sang các giải pháp điện tử không còn là lựa chọn mà là yêu cầu cấp thiết. Kế toán Minh Minh xin giới thiệu đến quý khách hàng giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract – một công cụ đắc lực giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho mọi giao dịch.
1. Sản phẩm VContract là gì?
Viettel VContract là giải pháp hợp đồng điện tử do Tập đoàn Viettel phát triển, cho phép doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình liên quan đến hợp đồng trên môi trường điện tử, bao gồm: khởi tạo, gửi ký, ký số, lưu trữ và quản lý hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Thay vì sử dụng hợp đồng giấy truyền thống, mọi giao dịch được thực hiện hoàn toàn trực tuyến thông qua nền tảng công nghệ hiện đại, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý hồ sơ.
Quan trọng hơn, giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý, tương đương hợp đồng giấy, căn cứ theo các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:
- Bộ luật Dân sự 2015: Thừa nhận giao dịch được xác lập thông qua phương tiện điện tử là giao dịch bằng văn bản.
- Luật Giao dịch điện tử 2023: Khẳng định giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không bị phủ nhận chỉ vì được tạo lập, gửi đi hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Bộ luật Lao động 2019: Công nhận hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy.
Như vậy, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng dịch vụ hợp đồng điện tử Viettel VContract trong mọi giao dịch dân sự, thương mại và lao động.
2. Vì sao doanh nghiệp nên chuyển sang giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract?
Trong thực tế, việc quản lý hợp đồng giấy thường phát sinh nhiều vấn đề khiến doanh nghiệp tốn kém nguồn lực nhưng hiệu quả không cao.
Thứ nhất, chi phí vận hành lớn. Doanh nghiệp phải chi trả cho in ấn, chuyển phát nhanh, lưu kho hồ sơ. Trung bình, mỗi hợp đồng giấy có thể tốn từ 30.000 – 140.000 đồng, chưa kể chi phí nhân sự quản lý và tìm kiếm hồ sơ khi cần.
Thứ hai, quy trình ký kết chậm. Việc luân chuyển hợp đồng giữa các bên thường mất từ 2–3 ngày, thậm chí lâu hơn nếu ký kết với đối tác ở xa, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.
Thứ ba, rủi ro về bảo mật và thất lạc. Hợp đồng giấy dễ bị mất mát, hư hỏng do cháy nổ, ẩm mốc hoặc sai sót trong lưu trữ, gây khó khăn khi xảy ra tranh chấp.
Trong khi đó, giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract giúp doanh nghiệp:
- Ký kết ngay lập tức, không phụ thuộc khoảng cách địa lý.
- Giảm chi phí ký hợp đồng xuống chỉ còn khoảng 9.000 – 10.000 đồng/hợp đồng.
- Lưu trữ hợp đồng an toàn trên nền tảng Cloud trong thời gian lên đến 10 năm.
- Dễ dàng tra cứu, quản lý và xuất dữ liệu khi cần.
3. Ưu điểm vượt trội của giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract
So với các phương thức ký kết truyền thống, Viettel VContract mang đến nhiều lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Toàn bộ quy trình ký kết diễn ra online, không cần in ấn, chuyển phát hay lưu kho vật lý. Doanh nghiệp có thể ký hàng loạt hợp đồng chỉ trong vài phút, giúp tối ưu chi phí và nhân sự vận hành.
An toàn và bảo mật cao
Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống Cloud của Viettel, máy chủ đặt tại Việt Nam, đạt chuẩn ISO 27001, được bảo vệ bởi hệ thống tường lửa hai lớp (Firewall & IPS), đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối.
Quản lý tập trung, minh bạch
Hệ thống tự động lưu lại toàn bộ lịch sử thao tác (log), từ khởi tạo, ký duyệt đến hoàn tất hợp đồng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra nội bộ.
Loại bỏ rủi ro vật lý
Doanh nghiệp không còn phải lo lắng về hư hỏng, cháy nổ hồ sơ hay chi phí kho lưu trữ, đồng thời giảm thiểu rủi ro về sức khỏe do bụi giấy trong quá trình quản lý hồ sơ truyền thống.
4. Tính năng nổi bật của dịch vụ hợp đồng điện tử Viettel VContract
Dịch vụ hợp đồng điện tử Viettel VContract được thiết kế để giúp doanh nghiệp ký kết nhanh, quản lý số lượng lớn hợp đồng và đảm bảo an toàn pháp lý trong quá trình vận hành.
Ký hợp đồng trực tuyến, không cần cài đặt
Doanh nghiệp có thể đăng ký chữ ký số và ký hợp đồng ngay trên link web, không cần tải ứng dụng. Người lao động và đối tác chỉ cần mở link là có thể ký số dễ dàng, phù hợp với cả khách hàng không rành công nghệ.
Lập và ký hợp đồng số lượng lớn trong thời gian ngắn
Viettel VContract cho phép lập hợp đồng nhanh trong một màn hình duy nhất, hỗ trợ lập hợp đồng theo mẫu lên đến 10.000 hợp đồng/lần và ký hợp đồng theo lô tối đa 500 hợp đồng/lần, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân sự hành chính.
Ứng dụng AI – giảm sai sót dữ liệu
Hệ thống tích hợp AI nhận diện thông tin khách hàng, tự động trích xuất và điền dữ liệu vào hợp đồng. Doanh nghiệp có thể thêm khách hàng theo lô lên đến 10.000 khách hàng/lần, hạn chế lỗi nhập liệu thủ công.
Thương thảo và đàm phán hợp đồng trực tuyến
Các bên có thể chỉnh sửa, trao đổi và thống nhất nội dung hợp đồng trực tiếp trên hệ thống trước khi ký. Mọi thay đổi đều được ghi nhận rõ ràng, đảm bảo minh bạch và hạn chế tranh chấp phát sinh.
Bảo mật cao với xác thực hai lớp
Dịch vụ hợp đồng điện tử Viettel VContract áp dụng xác thực hai lớp, nhiều phương thức xác minh chủ thể, giúp bảo vệ thông tin hợp đồng và dữ liệu doanh nghiệp trước rủi ro truy cập trái phép.
Lưu trữ và số hóa hợp đồng tập trung
Toàn bộ hợp đồng điện tử và cả hợp đồng giấy được số hóa đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống cloud an toàn, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, quản lý và cung cấp hồ sơ khi cần thanh tra, kiểm tra.
5. Lý do nên triển khai giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract tại Kế toán Minh Minh
Khi lựa chọn giải pháp VContract thông qua Kế toán Minh Minh, quý doanh nghiệp sẽ nhận được những giá trị khác biệt:
- Hệ sinh thái hạ tầng chuẩn quốc tế: VContract vận hành trên trung tâm dữ liệu hiện đại, đảm bảo tính ổn định và khả năng ngăn chặn các cuộc tấn công mạng như DoS, mã độc hay truy cập trái phép.
- Đảm bảo tính pháp lý cao nhất: Sản phẩm thực hiện gửi file HASH lên Bộ Công thương để chứng thực, đảm bảo hợp đồng sau khi ký không thể chỉnh sửa và có giá trị làm chứng cứ vững chắc.
- Khả năng tương thích cao: Hệ thống đã tích hợp với hơn 20 nhà cung cấp USB Token khác nhau, cho phép doanh nghiệp tận dụng thiết bị sẵn có để ký kết mà không cần mua mới.
- Hỗ trợ tận tâm: Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và tư vấn doanh nghiệp, Kế toán Minh Minh không chỉ cung cấp phần mềm mà còn đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình ký kết đúng quy định pháp luật.
- Ứng dụng đa ngành: Giải pháp phù hợp cho mọi lĩnh vực từ Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế, Giáo dục đến Xây dựng, Vận tải và Bán lẻ.
Giải pháp hợp đồng điện tử Viettel VContract là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá trong kỷ nguyên số, giúp tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Liên hệ ngay với Kế toán Minh Minh số hotline 0963 099 300 để được tư vấn và demo chi tiết về giải pháp tuyệt vời này.
