Từ năm 2025, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới. Quy định này nhằm minh bạch doanh thu, chống thất thu thuế và tạo môi trường kinh doanh công bằng.
Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn băn khoăn về thủ tục đăng ký, cách sử dụng, thời điểm lập hóa đơn và nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
Kế toán Minh Minh tổng hợp và giải đáp chi tiết từng câu hỏi thường gặp dưới đây.
I. Điều kiện đăng ký hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Câu hỏi 1: Hiện nay nhiều hộ kinh doanh vẫn gặp khó khăn khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, như thiếu giấy phép đăng ký kinh doanh, chưa cập nhật thông tin CCCD, ngành nghề kinh doanh chưa đúng, chưa có chữ ký số hay chưa có email. Vậy cần chuẩn bị những điều kiện gì?
Trả lời:
Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định g ký và sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh cần bảo đảm các điều kiện cơ bản sau:
- Có đăng ký hộ kinh doanh hợp pháp
- Có chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu
- Có thông tin cá nhân được cập nhật đầy đủ (CCCD, địa chỉ)
- Có email và số điện thoại để tiếp nhận thông tin từ cơ quan thuế
- Ngành nghề kinh doanh phải khớp với đăng ký thuế
Những yêu cầu này nhằm bảo đảm tính bảo mật dữ liệu hóa đơn, minh bạch hoạt động kinh doanh và quyền lợi của hộ kinh doanh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Thực tế, thủ tục hiện nay đã được đơn giản hóa tối đa theo quy định của cơ quan thuế. Các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và đội ngũ cơ quan thuế địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ hộ kinh doanh từng bước — từ đăng ký chữ ký số, cập nhật thông tin kinh doanh đến kích hoạt và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền01/2021/NĐ-CP, để đăn.
II. Thời điểm lập hoá đơn và nguyên tắc xuất hoá đơn
Câu hỏi 2: Tôi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trong ngày, nhiều khách không yêu cầu lấy hóa đơn. Vậy tôi có được lập một hóa đơn tổng doanh thu cuối ngày hay không?
Trả lời:
Theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế quy định: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”
Như vậy, hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải lập hóa đơn cho từng lần bán hàng, kể cả trường hợp khách không lấy hóa đơn. Pháp luật hiện hành không cho phép gộp toàn bộ doanh thu bán hàng trong ngày để xuất một hóa đơn cuối ngày. Mỗi giao dịch phát sinh đều phải được ghi nhận và lập hóa đơn theo quy định.
Câu hỏi 3: Hộ kinh doanh của tôi bán văn phòng phẩm và quà ăn vặt cho học sinh. Do khách mua giá trị nhỏ lẻ, rất nhiều giao dịch mỗi ngày, vậy tôi có được lập chung một hóa đơn cho các giao dịch đó để tiết kiệm thời gian và chi phí hay không?
Trả lời:
Theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế quy định: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”
Vì vậy, hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải lập hóa đơn cho từng giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, dù giá trị nhỏ hay lớn. Hiện nay, pháp luật không cho phép gộp nhiều giao dịch nhỏ lẻ thành một hóa đơn chung cuối ngày. Mỗi lần bán hàng phát sinh, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn theo quy định để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Câu hỏi 4: Thời điểm lập hoá đơn được tính như thế nào?
Trả lời: Tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70 quy định như sau:
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
…
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”
Câu hỏi 5: Cho tôi hỏi trường hợp xuất hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng mà phần mềm bị lỗi mạng, lỗi server từ phía đơn vị cung cấp phần mềm, hoặc chúng tôi không truy cập được vào phần mềm tại thời điểm đó thì làm sao tôi có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách?
Trả lời: Trường hợp thời điểm bán hàng mà phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi thì hộ kinh doanh liên hệ ngay với đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ kịp thời. Phần mềm lag lỗi là hoàn toàn có thể xảy ra, các đơn vị cung cấp phần mềm luôn có đội ngũ kỹ thuật khắc phục sớm nhất có thể và thông báo tới người dùng hướng xử lý. Hiện tại, các phần mềm hầu hết đều làm theo dạng SAAS – dữ liệu được lưu online trên server, chứ không lưu dữ liệu trên máy tính của người dùng như trước đây. Do đó, nếu máy tính của cửa hàng mất điện, mạng, chủ shop có thể dùng điện thoại/máy tính khác miễn là truy cập được vào internet bằng account của mình để xuất hóa đơn.
Như vậy, trong khi hệ thống lỗi, người bán chờ bên cung cấp khắc phục và xuất hóa đơn ngay sau khi lỗi được xử lý. Người bán có thể ghi chép lại lịch sử các sự cố thông qua thông báo, xác nhận của bên cung cấp phần mềm để lưu lại giải trình sau.
III. Nội dung hoá đơn và xử lý nghiệp vụ
Câu hỏi 6: Tôi là hộ kinh doanh có dùng máy tính tiền, khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền, thì tại mục tiền tôi không thể hiện số tiền thuế mà tôi ghi chú: Số tiền (Đơn giá, thành tiền, tổng tiền) đã gồm thuế VAT, có được không?
Trả lời: Theo quy định tại Nghị định 70, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
d) Thời điểm lập hóa đơn;
Trường hợp bạn là HKD thì HKD không áp dụng phương pháp khấu trừ mà áp dụng phương pháp trực tiếp (tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu) nên trên hóa đơn thể hiện số tiền bán hàng, không tách và không ghi tiền thuế GTGT.
Câu hỏi 7: Theo quy định tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì nội dung trên hóa đơn có bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua phải không? Nếu trường hợp người mua không cung cấp thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì người bán lập hóa đơn tại nội dung thông tin người mua ghi như thế nào?
Trả lời: Nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP). Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định tại
khoản 8 Điều 1 Nghị định 70.
+ Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.
+ Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
+ Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
+ Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân.”
Câu hỏi 8: Cho tôi hỏi khi người tiêu dùng mua hàng nhưng không cung cấp bất kỳ thông tin cá nhân của họ thì thông tin người mua hàng trên hóa đơn tôi để như thế nào?
Trả lời: Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
“3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
..
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
…”
Căn cứ quy đinh nêu trên, nội dung “tên, địa chỉ, MST, mã số định danh cá nhân/SĐT của người mua” được lập nếu người mua yêu cầu. Trường hợp người mua không yêu cầu thì trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không cần thể hiện thông tin người mua.
Câu hỏi 9: Hàng bán bị khách hàng trả lại thì lập hóa đơn như thế nào?
Trả lời: Tại điểm c khoản 4 Điều 19 Nghị định số 123/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70 quy định như sau:
“c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.
c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.”
IV. Kê khai thuế và hàng hoá đầu vào
Câu hỏi 10: Tôi là hộ kinh doanh cho thuê xe vận tải. Báo giá xe với mỗi khách hàng thường không có mức hay đơn giá cố định, có những chuyến xe cho người thân, bạn bè sử dụng không tính phí hoặc phí rất thấp, chỉ để bù chi phí xăng xe, như vậy thì tôi phải kê khai, xuất hoá đơn thế nào?
Trả lời: Theo quy định tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính thì căn cứ tính thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là doanh thu tính thuế và tỷ lệ thuế tính trên doanh thu.
Trong đó, doanh thu tính thuế giá trị gia tăng (VAT) và doanh thu tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là doanh thu bao gồm thuế (trường hợp thuộc diện chịu thuế) của toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền hoa hồng, tiền cung ứng dịch vụ phát sinh trong kỳ tính thuế từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, gồm các khoản thưởng, hỗ trợ đạt doanh số, khuyến mại, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, chi hỗ trợ bằng tiền hoặc không bằng tiền. Các khoản trợ giá, phụ thu, phụ trội, phí thu thêm được hưởng theo quy định; các khoản bồi thường vi phạm hợp đồng, bồi thường khác (chỉ tính vào doanh thu tính thuế TNCN); doanh thu khác mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được hưởng không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Như vậy, hộ kinh doanh cho thuê xe vận tải thực hiện kê khai, tính thuế trên toàn bộ doanh thu cung cấp dịch vụ theo quy định.
Về xuất hóa đơn: Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thì thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Bạn vui lòng liên hệ với Đội Thuế quản lý địa bàn để được hướng dẫn việc đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Câu hỏi 11: Cơ quan thuế có quản lý căn cứ vào hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào hay không?
Trả lời: Theo quy định pháp luật, cơ quan thuế xác định số thuế phải nộp của các hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương thức khoán/hay kê khai đều bằng doanh thu nhân với tỷ lệ % thuế suất đối với từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
Các chi phí đầu vào thể hiện trên hoá đơn, chứng từ mua hàng (đầu vào) là một trong những dữ liệu để cơ quan thuế xác định mức doanh thu, mức thuế phải nộp của HKD đảm bảo phù hợp với quy mô kinh doanh thực tế của hộ kinh doanh. Ngoài ra, cơ quan thuế khuyến nghị hộ, cá nhân kinh doanh đảm bảo việc lưu trữ các hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào đầy đủ theo quy định để cung cấp cho các cơ quan quản lý nhà nước khác khi được yêu cầu, đảm bảo nguồn gốc, chất lượng hàng hóa đáp ứng theo đúng quy định pháp luật.
Câu hỏi 12: Hàng tồn kho tôi mua trước đây không có hóa đơn đầu vào vì mua sang tay của HKD chung chợ, tôi cũng có nhập hàng Trung Quốc về bán, bây giờ tôi không biết làm sao để có hóa đơn đầu vào những hàng hóa này?
Trả lời: Theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng/năm; hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai; hộ kinh doanh doanh có máy tính tiền có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thì sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, bao gồm cả giao dịch bán hàng hóa tồn kho của hộ kinh doanh.
Cơ quan thuế khuyến nghị hộ, cá nhân kinh doanh đảm bảo việc lưu trữ các hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định để cung cấp cho các cơ quan quản lý nhà nước khác khi được yêu cầu, đảm bảo nguồn gốc, chất lượng hàng hóa. Liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc để bán hàng, hộ kinh doanh cần nghiên cứu, tuân thủ theo quy định pháp luật về hải quan, pháp luật về thương mại biên giới và pháp luật liên quan.
Hiểu đúng và tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, vận hành minh bạch và yên tâm trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký, cài đặt, hướng dẫn xuất hóa đơn hoặc xử lý các tình huống phát sinh, Kế toán Minh Minh luôn sẵn sàng đồng hành và triển khai nhanh chóng – đúng quy định. Liên hệ ngay 0973 53 59 56 để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói.
