Khi mới bước vào nghề kế toán, nhiều người thường cảm thấy choáng ngợp trước khối lượng công việc và hàng loạt phần mềm quản lý tài chính khác nhau. Việc lựa chọn được một công cụ phù hợp và biết cách sử dụng hiệu quả là yếu tố quyết định giúp bạn làm việc nhanh – chính xác – chuyên nghiệp hơn.
Phần mềm kế toán Viettel (EasyBooks) là giải pháp được hàng chục nghìn doanh nghiệp tin dùng nhờ giao diện thân thiện, tính năng toàn diện và khả năng vận hành ổn định. Trong bài viết này, Kế toán Minh Minh sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm kế toán Viettel cho người mới bắt đầu, giúp bạn dễ dàng làm quen, nắm vững thao tác và tự tin thực hiện công việc kế toán hàng ngày chỉ sau vài buổi thực hành.
I. Tổng quan về phần mềm kế toán Viettel (EasyBooks)
Trước khi đi sâu vào các thao tác cụ thể, người mới cần hiểu rõ EasyBooks là gì và những ưu điểm vượt trội mà giải pháp này mang lại.
1. EasyBooks là gì?
EasyBooks là phần mềm kế toán được phát triển bởi Tập đoàn Viettel – một thương hiệu uy tín hàng đầu về công nghệ tại Việt Nam.
- Mô hình Cloud: EasyBooks hoạt động trên nền tảng online (cloud). Điều này có nghĩa là toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trên máy chủ an toàn của Viettel, cho phép kế toán truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối Internet.
- Bảo mật tuyệt đối: Với sự đảm bảo từ Viettel, yếu tố bảo mật và an toàn dữ liệu được đặt lên hàng đầu, giúp doanh nghiệp an tâm tuyệt đối về thông tin tài chính nhạy cảm.
- Miễn phí trọn đời: Theo chính sách, EasyBooks hỗ trợ miễn phí nâng cấp phần mềm trong suốt quá trình sử dụng, đảm bảo doanh nghiệp luôn được cập nhật các tính năng và tuân thủ pháp lý mới nhất.
2. EasyBooks tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi chọn PMKT là khả năng tuân thủ và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính.
- Đáp ứng đa dạng Thông tư: EasyBooks hỗ trợ linh hoạt cả Thông tư 200/2014/TT-BTC (thường áp dụng cho các doanh nghiệp quy mô lớn hoặc muốn hạch toán chi tiết) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ).
- Phù hợp mọi loại hình doanh nghiệp: Phần mềm được thiết kế để xử lý nghiệp vụ của hầu hết các lĩnh vực kinh doanh phổ biến như:
- Thương mại/Dịch vụ.
- Sản xuất.
- Xây dựng, Xây lắp.
3. Lợi thế từ hệ sinh thái công nghệ Viettel
Lợi ích lớn nhất khi sử dụng sản phẩm của Viettel chính là khả năng tích hợp vượt trội.
- Tích hợp sâu với dịch vụ cốt lõi: EasyBooks dễ dàng kết nối và trao đổi dữ liệu tự động với các sản phẩm khác của Viettel như: Hóa đơn điện tử (S-Invoice), Chữ ký số Viettel-CA (USB Token/MySign), Bảo hiểm xã hội điện tử (vBHXH) và Hợp đồng điện tử.
- Miễn phí kết nối Cổng Thuế: Phần mềm hỗ trợ miễn phí kết nối hệ thống HOADONDIENTU và Tra cứu Thuedientu, giúp kế toán tra soát và đồng bộ dữ liệu hóa đơn mua vào/bán ra nhanh chóng, chính xác.
II. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm kế toán Viettel cho người mới bắt đầu.
Dưới đây là quy trình sử dụng EasyBooks chuẩn, được Kế toán Minh Minh tổng hợp và hướng dẫn dễ hiểu nhất cho người mới bắt đầu.
Bước 1: Khởi tạo và thiết lập hệ thống ban đầu
Đây là bước nền móng quyết định sự thông suốt của quá trình hạch toán sau này.
- Đăng nhập và Giao diện tổng quan:
- Truy cập bằng tài khoản đã được Viettel cấp (hoặc do Kế toán Minh Minh triển khai).
- Người dùng mới cần làm quen với thanh menu chính và các phân hệ (modules) cơ bản như: Tiền mặt, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Tài sản cố định, và Tổng hợp.
- Thiết lập Thông tư áp dụng và Năm tài chính:
- Vào mục Thiết lập/Hệ thống để chọn Thông tư (200 hay 133) và khai báo năm tài chính đầu tiên.
- Cài đặt phương pháp tính giá xuất kho (Bình quân gia quyền, Nhập trước Xuất trước, v.v.).
- Phân quyền người dùng (Tối quan trọng):
- Với EasyBooks, doanh nghiệp có thể tạo không giới hạn người dùng.
- Người quản trị (Kế toán Minh Minh khuyến nghị Kế toán trưởng) cần phân quyền chi tiết (chỉ được xem, được sửa, được xóa, được ghi sổ) cho từng vai trò (Kế toán Kho, Kế toán Thuế, Kế toán Bán hàng) để đảm bảo tính kiểm soát nội bộ và tránh sai sót dữ liệu.
Bước 2: Nhập danh mục cơ bản (Tạo nền tảng dữ liệu)
Các danh mục là nơi lưu trữ thông tin đối tượng giao dịch, phải được nhập chính xác trước khi phát sinh chứng từ.
- Danh mục Tài khoản: Thường được hệ thống tự động thiết lập theo Thông tư đã chọn. Người dùng chỉ cần thêm các tài khoản con chi tiết nếu cần.
- Danh mục Khách hàng/Nhà cung cấp:
- Nhập đầy đủ thông tin: Mã số Thuế, Tên công ty, Địa chỉ.
- Tính năng ưu việt: EasyBooks tích hợp tính năng Cảnh báo rủi ro Mã số Thuế. Khi nhập mã, hệ thống sẽ tự động đối chiếu với dữ liệu của Tổng cục Thuế và cảnh báo nếu Mã số Thuế đó thuộc diện rủi ro, giải thể, hay ngừng hoạt động. Điều này giúp kế toán mới loại bỏ rủi ro về hóa đơn không hợp pháp ngay từ đầu.
- Danh mục Hàng hóa/Vật tư: Khai báo mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng và phương pháp tính giá vốn.
Bước 3: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
Người mới cần thành thạo việc tạo lập các chứng từ gốc phát sinh.
Kế toán Tiền mặt & Ngân hàng
- Phiếu Thu/Phiếu Chi: Vào phân hệ Tiền mặt/Ngân hàng, chọn Lập Phiếu Thu hoặc Lập Phiếu Chi.
- Nhập đầy đủ thông tin: Ngày chứng từ, số chứng từ, lý do thu/chi, và tài khoản đối ứng (Ví dụ: Thu tiền hàng Nợ TK 111/Có TK 131).
Kế toán Mua hàng & Bán hàng
- Quy trình Mua hàng: Lập Phiếu Nhập Kho (với hàng tồn kho) hoặc Chứng từ Mua hàng (với dịch vụ, chi phí).
- Mẹo cho người mới (SEO Power): Tận dụng tính năng Đồng bộ Hóa đơn điện tử (Miễn phí kết nối). Thay vì nhập tay, bạn chỉ cần đồng bộ hóa đơn mua vào, EasyBooks sẽ tự động sinh ra chứng từ Mua hàng (bao gồm thông tin đối tác, số tiền, thuế VAT). Kế toán chỉ cần kiểm tra và Ghi Sổ.
- Quy trình Bán hàng: Lập Chứng từ Bán hàng và Phiếu Xuất Kho (nếu có).
- EasyBooks hỗ trợ tự động tính giá vốn sau khi xuất kho.
Kế toán Tổng hợp
- Chứng từ nghiệp vụ khác: Dùng để hạch toán các nghiệp vụ đặc thù (khấu hao, trích trước chi phí, phân bổ, v.v.) chưa được tự động hóa trong các phân hệ khác.
- Hạch toán tự động: EasyBooks cho phép thiết lập hệ thống tài khoản ngầm định, giúp định khoản tự động theo loại chứng từ, giảm thiểu sai sót do quên hoặc nhầm lẫn tài khoản.
Bước 4: Kiểm soát và đối chiếu dữ liệu
Kế toán mới thường gặp sai sót ở bước này. EasyBooks cung cấp các công cụ kiểm soát thông minh:
- Cảnh báo Âm Kho/Âm Quỹ: Đây là tính năng rất giá trị. Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo ngay trên màn hình nếu tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc bất kỳ Mã hàng tồn kho nào rơi vào trạng thái âm, giúp kế toán kịp thời điều chỉnh chứng từ.
- Kiểm soát Hóa đơn: Theo dõi trạng thái của Hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra (hủy, thay thế, điều chỉnh) để đảm bảo không bị kê khai thiếu hoặc thừa, tránh phạt hành chính.
- Đối chiếu Dữ liệu: Sử dụng các báo cáo đối chiếu chi tiết (công nợ, sổ cái với sổ chi tiết, v.v.) trước khi thực hiện các bút toán cuối kỳ.
Bước 5: Lập báo cáo và khai thuế cuối kỳ
Đây là bước hoàn thành chu trình kế toán và nộp nghĩa vụ thuế.
- Thực hiện Bút toán Kết chuyển: Vào phân hệ Kế toán Tổng hợp, thực hiện bút toán Kết chuyển cuối kỳ (chạy tự động) để xác định kết quả kinh doanh (lãi/lỗ).
- Lập Báo cáo Tài chính: EasyBooks tự động tổng hợp số liệu lên các biểu mẫu chuẩn như: Bảng cân đối Kế toán, Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh, và Lưu chuyển tiền tệ.
- Lập Tờ khai Thuế: Phần mềm cho phép lập trực tiếp các loại tờ khai Thuế GTGT, TNDN, TNCN ngay trên hệ thống và hỗ trợ kết xuất file XML chuẩn để nộp qua phần mềm HTKK hoặc Cổng Thuế điện tử.
- Tra cứu trạng thái nộp: Dễ dàng kiểm tra trạng thái các tờ khai đã nộp qua cổng thuế để đảm bảo không bị chậm nộp.
III. Lời khuyên từ Kế toán Minh Minh cho người mới dùng EasyBooks
Việc nắm vững cách sử dụng phần mềm kế toán Viettel cho người mới bắt đầu không chỉ dừng lại ở thao tác, mà còn ở tư duy tận dụng công cụ tối ưu.
1. Luôn ưu tiên tính năng tích hợp
Là sản phẩm của Viettel, lợi thế lớn nhất của EasyBooks là khả năng tích hợp. Kế toán Minh Minh khuyên bạn nên:
- Sử dụng Combo Viettel: Tích hợp Hóa đơn điện tử S-Invoice và Chữ ký số Viettel-CA/MySign với EasyBooks. Điều này giúp bạn tạo lập hóa đơn, ký số, và ghi nhận doanh thu chỉ trong một vài cú click chuột, loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại.
- Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn tự động: Tin tưởng vào cảnh báo rủi ro Mã số Thuế và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi ghi sổ.
2. Quy trình làm việc không thể bỏ qua
- Tạo thói quen Đối chiếu hàng ngày/tuần: Đừng đợi đến cuối tháng mới kiểm tra công nợ hoặc tồn kho. Thường xuyên sử dụng các báo cáo chi tiết để đối chiếu, tránh dồn việc và sai sót lớn vào cuối kỳ.
- Ghi Sổ cẩn thận: Trước khi Ghi Sổ bất kỳ chứng từ nào, người mới nên kiểm tra lại định khoản tự động của EasyBooks để hiểu rõ bản chất hạch toán.
3. Nhận hỗ trợ kịp thời từ Kế toán Minh Minh
Viettel có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật qua tổng đài 1800 8000 (nhánh 1) hoặc 1900.57.57.54 (EasyBooks). Tuy nhiên, nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên sâu hơn về nghiệp vụ kế toán thực tế và cách áp dụng vào EasyBooks, Kế toán Minh Minh luôn sẵn lòng đồng hành.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đào tạo chuyên sâu và triển khai hệ thống EasyBooks cho doanh nghiệp mới, đảm bảo việc áp dụng phần mềm của bạn diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất.
Việc làm chủ cách sử dụng phần mềm kế toán Viettel cho người mới bắt đầu là bước đệm quan trọng giúp bạn tự tin hơn trong công việc kế toán. Với EasyBooks Viettel, bạn có thể số hóa toàn bộ quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất chỉ sau vài buổi thực hành. Nếu bạn cần được tư vấn, cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Viettel phù hợp với doanh nghiệp, hãy liên hệ Kế toán Minh Minh qua hotline 0973 53 59 56 để được hỗ trợ tận nơi — nhanh chóng, chuyên nghiệp và miễn phí tư vấn.
