Chuẩn bị thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần là một quyết định vô cùng khó khăn mà người sáng lập và cổ đông công ty có thể phải đối mặt khi không thể tiếp tục hoạt động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tạm ngừng kinh doanh có thể là một giải pháp hợp lý để giữ cho tài sản và danh tiếng của công ty. Đây là lựa chọn đúng đắn trước khi tìm được giải pháp phù hợp để tiếp tục phát triển trong tương lai.
>> Xem thêm: Các loại cổ phần trong công ty cổ phần mà bạn cần biết
Tạm ngừng kinh doanh là như thế nào?
Tạm ngừng kinh doanh là trạng thái hợp pháp mà doanh nghiệp chấp hành theo quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020.
Để thực hiện tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp cần gửi thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều này phải được thực hiện trước ít nhất 03 ngày làm việc trước khi bắt đầu tình trạng tạm ngừng hoặc trước khi quy định thời hạn đã thông báo. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ thông báo này, sẽ bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP:
Điều 63. Vi phạm về chế độ thông tin báo cáo của hộ kinh doanh
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
[…] c) Tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo nhưng không gửi thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đã đăng ký; […] 2. Biện pháp khắc phục hậu quả: […] b) Buộc thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b, điểm c, điểm d, điểm đ, điểm e và điểm g khoản 1 Điều này.
Thời hạn tối đa tạm ngừng kinh doanh
Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh không quá 03 ngày làm việc trước khi tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh, tuân thủ quy định tại Điều 206 Luật Doanh nghiệp. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh trong mỗi lần thông báo không vượt quá một năm, theo quy định tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần
Trong thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần, việc chuẩn bị hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi hơn. Bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh của công ty cổ phần bao gồm các thành phần sau:
- Gửi thông báo ngừng hoạt động của công ty, bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, tới cơ quan có thẩm quyền nơi doanh nghiệp có trụ sở chính và nơi đã đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Đính kèm bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc tạm ngừng hoạt động.
- Quyết định chính thức của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc tạm ngừng kinh doanh.
- Trong trường hợp người thực hiện nộp hồ sơ là người được ủy quyền, cần có giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền từ người đại diện để hoàn tất hồ sơ.
Những thành phần này đảm bảo rằng thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần diễn ra đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần ở đâu?
Để tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần, có hai cách thức nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền, do người đại diện công ty hoặc người ủy quyền hợp pháp của người đại diện thực hiện:
- Cách thứ nhất: Có thể nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh, địa điểm mà doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trong trường hợp có chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc điểm kinh doanh khác, hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của nơi đó.
- Cách thứ hai: Công ty có thể sử dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần
Thủ tục tạm ngừng kinh doanh của công ty cổ phần đòi hỏi tuân thủ các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
Người có trách nhiệm trong công ty cổ phần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các thông tin đã được nêu cụ thể trước đó.
Lưu ý, trong trường hợp công ty có giấy phép đầu tư hoặc giấy chứng nhận đầu tư, cần bổ sung giấy tờ chứng minh như bản sao giấy chứng nhận đầu tư và bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã trình bày, người đại diện có thẩm quyền của công ty cổ phần gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền, nói chung là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh.
Sau khi nộp hồ sơ thành công, công ty sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ tạm ngừng kinh doanh từ cơ quan có thẩm quyền. Sau đó, công ty phải chờ cơ quan này xem xét và giải quyết hồ sơ.
Lưu ý rằng công ty cổ phần tạm ngừng kinh doanh phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 15 ngày trước khi thực hiện tạm ngừng kinh doanh.
- Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ và trao giấy biên nhận nộp hồ sơ cho người nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, sau ba ngày làm việc kể từ ngày trao giấy biên nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy xác nhận về việc công ty cổ phần đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh.
Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản cho công ty cổ phần và yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung thông tin sao cho chính xác.
- Bước 4: Công ty thực hiện sau khi đăng ký tạm ngừng kinh doanh thành công
Sau khi đăng ký tạm ngừng kinh doanh thành công, công ty cổ phần phải dừng tất cả hoạt động kinh doanh, không ký kết hợp đồng, không buôn bán, không xuất hóa đơn và không nộp thuế tới cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, công ty vẫn phải thực hiện trả nợ cho các bên như cơ quan thuế, khách hàng, đối tác, và nhân viên lao động.
>>Xem thêm: Giải thể công ty là gì? Thủ tục giải thể công ty
Khi hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh, công ty có thể tiếp tục hoạt động trở lại hoặc thực hiện các thông báo về giải thể hoặc chuyển nhượng công ty tới cơ quan có thẩm quyền.
