Last updated on Tháng Bảy 29th, 2023 at 01:26 sáng
Việc thành lập văn phòng đại diện đã trở thành xu hướng phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, nhằm mở rộng thị trường kinh doanh và tăng cường doanh số bán hàng. Để tận dụng tối đa lợi ích từ việc này, điều quan trọng là hiểu rõ đặc điểm, vị trí pháp lý và thủ tục cần thiết.
Thành lập văn phòng đại diện đòi hỏi công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp có một văn phòng hoặc đại diện tại một địa điểm khác, đại diện cho chính mình và thực hiện một số hoạt động kinh doanh tại đó. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thủ tục thành lập văn phòng đại diện đầy đủ, chi tiết và theo đúng quy định pháp luật.
>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Kế toán Minh Minh
1. Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện
Căn cứ vào khoản 2 của Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích do doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp được phép thiết lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Văn phòng đại diện có những chức năng cụ thể sau đây:
- Không có chức năng kinh doanh: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, không được phát sinh doanh thu và không ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Văn phòng liên lạc và cung cấp thông tin: Chức năng chính của văn phòng đại diện là làm văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và tìm kiếm đối tác mới.
- Thăm thị trường và quảng bá thương hiệu: Văn phòng đại diện có thể được thành lập để doanh nghiệp thực hiện các chuyến thăm thị trường hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành khác ngoài nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Xúc tiến giao dịch: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các công việc xúc tiến và giao dịch thay mặt cho doanh nghiệp.
2. Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Quy trình thành lập Văn phòng đại diện đòi hỏi một số bước cụ thể để đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Dưới đây là các bước ngắn gọn để thành lập văn phòng đại diện:
Bước 1: Đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh của quốc gia hoặc khu vực muốn hoạt động.
Bước 2: Tìm địa điểm phù hợp và thuê văn phòng để thành lập văn phòng đại diện.
Bước 3: Đăng ký thuế và nhận mã số thuế từ cơ quan thuế quốc gia hoặc khu vực.
Bước 4: Đăng ký với các cơ quan chức năng như bộ công thương, bộ ngoại giao hoặc các cơ quan tài chính để được cấp giấy phép hoạt động.
Bước 5: Lập hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và gửi đến cơ quan chức năng quản lý đăng ký thành lập văn phòng đại diện để được cấp giấy phép.
Bước 6: Chờ cơ quan chức năng xét duyệt hồ sơ và cấp giấy phép hoạt động.
Bước 7: Sau khi nhận được giấy phép, thực hiện các thủ tục khác để đáp ứng các yêu cầu pháp luật và hoạt động hiệu quả.
Lưu ý rằng quy trình thành lập văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc khu vực. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ luật và quy định tại địa điểm bạn muốn hoạt động để thực hiện các thủ tục đúng đắn và đầy đủ.
3. Những điều cần biết khi thành lập văn phòng đại diện
3.1 Chủ thể thành lập văn phòng đại diện
Theo pháp luật hiện hành, tất cả các doanh nghiệp đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều được phép thành lập văn phòng đại diện theo quy trình được quy định. Thậm chí, các doanh nghiệp nước ngoài cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, vấn đề này có thể được tìm hiểu cụ thể hơn qua các thông tin về thủ tục thành lập văn phòng đại diện từ Kế toán Minh Minh.
3.2 Mã số thuế của văn phòng đại diện
Khi văn phòng đại diện được thành lập, nó sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời sẽ là mã số thuế của văn phòng đại diện.
3.3 Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện
Vì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, không cần ghi ngành nghề kinh doanh mà chỉ cần ghi “nội dung hoạt động”.
3.4 Tên của văn phòng đại diện
Chọn tên cho văn phòng đại diện là một quá trình quan trọng, phải tuân thủ đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Theo quy định, tên của văn phòng đại diện cần tuân thủ những điều sau:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện.”
- Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện cũng có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt có thể được tạo từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp.”
- Tên văn phòng đại diện cần được viết hoặc gần tại trụ sở văn phòng đại diện.
3.5 Địa điểm thành lập văn phòng đại diện
Để đăng ký thành lập văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về các đơn vị hành chính như: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố, số nhà trong khu phố, phường/xã, quận/huyện, thị xã/thành phố thuộc tỉnh, và tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.
Lưu ý rằng địa chỉ đặt văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, chung cư hoặc các loại hình nhà ở đa dạng như trụ sở của công ty.
3.6 Người đứng đầu của văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện là một cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự được Doanh nghiệp bổ nhiệm. Người này có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc là một cá nhân khác được ủy quyền bởi công ty. Tuy nhiên, người này phải có đủ khả năng và đủ thẩm quyền để đại diện cho văn phòng đại diện một cách hợp pháp.
3.7 Việc ký hợp đồng của Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện hoạt động dưới sự ủy quyền của công ty và không có quyền kinh doanh. Người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được phép ký hợp đồng và đóng dấu bằng dầu của văn phòng đại diện cho các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng.
Tuy nhiên, việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện phải được thực hiện theo sự ủy quyền từ doanh nghiệp chủ quản và phải được đóng dấu bởi doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện không được quyền tự mình ký kết hợp đồng hay đại diện cho chính mình trong các giao dịch riêng lẻ.
4. Ưu và nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện không phải thực hiện các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế và không cần nộp lệ phí môn bài như các loại hình doanh nghiệp khác.
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính, tạo sự linh hoạt và thuận tiện trong việc hoạt động kinh doanh.
- Doanh nghiệp cũng có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài, mở rộng phạm vi hoạt động và tiếp cận thị trường quốc tế.
- Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là giúp doanh nghiệp thăm đô thị trưởng, gặp gỡ đối tác, khách hàng và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp tới các tỉnh thành khác.
Nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, nghĩa là không thể bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp tại địa điểm này.
- Trong trường hợp doanh nghiệp quyết định chuyển văn phòng đại diện sang quận khác hoặc địa chỉ thay đổi, vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ, gây ra một số thủ tục phụ thuộc vào việc di chuyển địa điểm.
5. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện
Điểm giống nhau giữa việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện
- Cả hai đều là những đơn vị thuộc sở hữu và quản lý của công ty hoặc doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò mở rộng hoạt động kinh doanh của tổ chức cha mẹ vào các khu vực khác nhau hoặc thị trường mới.
- Việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện có thể xảy ra cả trong nước và nước ngoài.
- Đều hoạt động dưới tên tuổi và thương hiệu của công ty cha mẹ.
- Đều chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ các giao dịch mà họ thực hiện.
Điểm khác nhau của việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện
| Tiêu chí | Chi nhánh công ty | Văn phòng đại diện |
| Tổ chức, hoạt động | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp | Đại diện theo ủy quyền lợi ích của doanh nghiệp, không thực hiện chức năng kinh doanh |
| Phạm vi hoạt động | Có thể thành lập trong nước và nước ngoài | Có thể thành lập trong nước và nước ngoài |
| Con dấu | Được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng | Được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng |
| Chế độ kế toán – kê khai thuế | – Có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc với doanh nghiệp – Có thể đăng ký cùng hoặc khác mẫu hóa đơn của doanh nghiệp – Phải kê khai và nộp lệ phí môn bài | – Hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp – Không phát hành và sử dụng hóa đơn – Không phải nộp lệ phí môn bài |
| Giao kết hợp đồng kinh doanh | Có thể giao kết hợp đồng nếu trong phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp | Không thể giao kết hợp đồng trừ trường hợp doanh nghiệp nước ngoài ủy quyền cho văn phòng đại diện nhân danh mình giao kết, sửa đổi và bổ sung hợp đồng |
>> Xem thêm: Điều kiện thành lập chi nhánh công ty là gì?
Lời kết
Bài viết trên đã cung cấp đầy đủ và chi tiết các thủ tục cần thiết để thành lập văn phòng đại diện, giúp bạn tiến thêm một bước trong hành trình kinh doanh. Hiểu rõ quy trình này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ quy định.
