Last updated on Tháng Sáu 13th, 2023 at 01:21 sáng
Thành lập một công ty là một bước quan trọng trong hành trình kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình và cách thức thành lập công ty vô cùng phức tạp. Việc này đòi hỏi và yêu cầu hiểu biết sâu về pháp luật kinh doanh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan hơn, giúp bạn điều hướng một cách thông minh và hiệu quả trong việc xây dựng một cơ sở kinh doanh vững mạnh.
>> Xem thêm: Công ty mới thành lập cần làm những gì?
Khi nào nên thành lập công ty?
Bạn nên thành lập công ty khi:
- Công việc kinh doanh của bạn đòi hỏi cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng
- Bạn cần tư cách pháp nhân để ký kết các hợp đồng mua bán, sản xuất, cung cấp dịch vụ
- Bạn cần phải hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh để đúng theo quy định của pháp luật
Thành lập công ty cần những điều kiện gì?
Để thành lập công ty, bạn cần đảm bảo thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
- Bạn phải đủ 18 tuổi trở lên có căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Ngoài ra, bạn không được thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập công ty theo quy định của pháp luật.
- Công ty của bạn cần có một địa chỉ được xác định. Địa chỉ này không được thuộc chung cư dùng để ở, mà phải là một địa chỉ có thể sử dụng cho mục đích kinh doanh.
- Tên công ty được chọn không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các công ty đã thành lập trước đó trên toàn quốc.
- Bạn cần xác định vốn điều lệ để đăng ký kinh doanh.
- Ngành nghề đăng ký phải được pháp luật cho phép và công ty phải đáp ứng đủ các điều kiện bắt buộc. Việc này đảm bảo rằng công ty của bạn hoạt động hợp pháp và tuân thủ các quy định ngành.
- Cân nhắc để lựa chọn loại hình công ty phù hợp dựa trên các tiêu chí về trách nhiệm thuế, trách nhiệm pháp lý, khả năng chuyển nhượng, bổ sung, thay thế và quy mô doanh nghiệp. Điều này giúp đáp ứng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Đảm bảo thỏa mãn các điều kiện trên sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến việc thành lập công ty và khởi đầu sự nghiệp kinh doanh của mình.
>> Xem thêm: Muốn thành lập công ty cần những gì? Bí quyết để thành công
Quy trình và cách thức thành lập công ty
1. Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu thực hiện việc soạn thảo hồ sơ để thành lập một công ty mới, việc ngồi lại với nhau và bàn bạc giữa chủ doanh nghiệp và các thành viên là vô cùng quan trọng. Đây là giai đoạn quan trọng để xác định và thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến việc thành lập công ty.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Loại hình doanh nghiệp là yếu tố quan trọng đầu tiên mà bạn cần phải xem xét và nắm vững. Chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với định hướng phát triển của công ty. Với việc cân nhắc đúng loại hình doanh nghiệp phù hợp, chủ doanh nghiệp có thể đặt nền móng vững chắc cho công ty và tạo ra sự thành công bền vững trong tương lai.
Các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty TNHH Một thành viên, Công ty TNHH, Công ty cổ phần.
>> Xem thêm: Công ty cổ phần là gì? Điều kiện thành lập công ty cổ phần
Lựa chọn ngành nghề kinh doanh
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và tuân thủ quy định pháp luật, việc xác định các ngành nghề kinh doanh của một công ty là rất quan trọng. Các ngành nghề này không chỉ quy định lĩnh vực hoạt động mà còn xác định các mặt hàng được thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Bằng việc xác định rõ các ngành nghề kinh doanh mà công ty sẽ hoạt động trong tương lai, bạn sẽ có cơ sở pháp lý và quản lý tốt hơn, đồng thời tạo được sự tin tưởng và uy tín từ phía khách hàng.
Đặt tên công ty
Khi đặt tên cho công ty, việc lựa chọn một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ và dễ phát âm là một yếu tố quan trọng. Một tên công ty tốt cần tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã tồn tại trước đó trên toàn quốc. Để đảm bảo điều này, bạn có thể sử dụng “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu.
Xác định địa chỉ công ty
Trụ sở chính của một doanh nghiệp là nơi được xem như tâm điểm liên lạc của công ty trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ trụ sở chính thường bao gồm các yếu tố cụ thể như số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã hoặc thành phố thuộc trực thuộc trung ương. Đồng thời, trụ sở chính cũng cung cấp thông tin về số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có) để thuận tiện cho việc liên hệ và giao dịch.
Xác định thành viên/cổ đông góp vốn
Trong quy trình thành lập công ty, điều quan trọng là xác định số lượng thành viên hoặc cổ đông tham gia và đóng góp vốn. Sự phân chia vốn góp của mỗi thành viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quyền hạn và trách nhiệm của họ trong công ty. Dưới đây là thông tin cần lưu ý:
- Xác định rõ số lượng thành viên hoặc cổ đông tham gia vào công ty và đóng góp vốn.
- Liệt kê số tiền mà mỗi thành viên/cổ đông đóng góp vào công ty.
- Xác định tỷ lệ vốn góp của mỗi thành viên/cổ đông dựa trên tổng số vốn công ty.
- Thành viên/cổ đông có tỷ lệ vốn góp cao nhất thường có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất trong công ty.
Lưu ý: Thông tin cụ thể về số lượng thành viên/cổ đông, số vốn góp và tỷ lệ vốn góp sẽ phụ thuộc vào yêu cầu và thỏa thuận giữa các bên thành lập công ty.
Xác định mức vốn điều lệ
Vốn điều lệ đóng vai trò quan trọng trong quá trình thành lập và hoạt động của một công ty. Đây là số vốn mà các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định. Việc xác định vốn điều lệ dựa trên tổng số vốn trong công ty. Điều này đảm bảo rằng công ty có mức vốn đủ để thực hiện các hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu tài chính của công ty.
Xác định người đại diện pháp luật
Người đại diện theo pháp luật trong một công ty có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đại diện và thực hiện các giao dịch pháp lý cho công ty. Theo quy định của pháp luật hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, người đại diện được ủy quyền để thực hiện các hành vi pháp lý thay mặt cho công ty.
Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm ký kết hợp đồng, ký các văn bản và hồ sơ liên quan. Bên cạnh đó là thực hiện các giao dịch mà công ty cần thực hiện. Chức danh của người đại diện thường là giám đốc, tổng giám đốc, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc.
Việc chọn người đại diện theo pháp luật phù hợp và đảm bảo năng lực, kiến thức và uy tín là rất quan trọng để đảm bảo sự hợp pháp và bảo vệ lợi ích của công ty trong quá trình hoạt động.
2. Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty
Sau khi đã chuẩn bị xong các thông tin cần thiết, quá trình thành lập công ty tiếp tục với việc soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh, hồ sơ yêu cầu có thể khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến khi thành lập một công ty mới:
- Giấy đề nghị đăng ký công ty: Đây là một văn bản quan trọng trong quy trình thành lập doanh nghiệp mới. Được gửi đến cơ quan thẩm quyền, giấy đề nghị này chứa nội dung cụ thể về đề nghị đăng ký công ty.
- Điều lệ công ty: Là văn bản quan trọng chứa đựng sự thỏa thuận giữa các thành viên hoặc người sáng lập công ty với cổ đông, cũng như giữa các cổ đông với nhau.
- Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn: Bản danh sách này sẽ liệt kê chi tiết thông tin về từng thành viên/cổ đông cùng với tỷ lệ vốn góp của họ trong công ty bạn đang đăng ký.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn.
- Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức.
- Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật).
- Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
3. Nộp hồ sơ & đăng bố cáo
- Xác định cơ quan đăng ký trực thuộc (nơi tiếp nhận hồ sơ)
- Nộp hồ sơ & nộp tiền đăng bố cáo
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Đăng bố cáo
4. Làm con dấu pháp nhân
Thiết kế mẫu dấu
Bạn có hai lựa chọn để có được bản thiết kế mẫu dấu phù hợp.
- Thứ nhất, bạn có thể tự thiết kế dấu của mình. Điều này đòi hỏi bạn có kiến thức để tạo ra một mẫu dấu độc đáo cho riêng mình.
- Hoặc lựa chọn thứ hai là nhờ đến đơn vị thứ ba hoặc cơ sở khắc dấu thiết kế giúp bạn. Các công ty khắc dấu chuyên nghiệp thường có đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm và hiểu rõ về các yêu cầu và tiêu chuẩn.
Khắc dấu
Để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty của bạn, hãy đảm bảo bạn mang theo một bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cùng với bản thiết kế mẫu dấu (nếu có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu.
Nhận con dấu pháp nhân
Khi đến nhận con dấu cho doanh nghiệp, đại diện cần đảm bảo mang theo bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là tài liệu quan trọng xác nhận việc doanh nghiệp đã được đăng ký và hoạt động hợp pháp.
Tuy nhiên, trong trường hợp đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu, có thể ủy quyền cho người khác đến nhận. Quá trình ủy quyền này nên được thực hiện thông qua việc lập một văn bản ủy quyền có công chứng. Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý và sự rõ ràng trong quá trình ủy quyền.
5. Thủ tục sau khi thành lập công ty
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu, một doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau đây theo quy định pháp luật:
- Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty
- Đăng ký chữ ký số
- Đăng ký tài khoản ngân hàng
- Đăng ký khai thuế qua mạng
- Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
- Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử
- Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện
