Last updated on Tháng Bảy 28th, 2023 at 02:19 sáng
Hệ thống thông tin kế toán là gì? là một chủ đề gây thắc mắc cho không ít người. Đây một cấu trúc quan trọng được ứng dụng rộng rãi trong các tổ chức, nhằm thu thập, quản lý và báo cáo dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính và kế toán. Trong bài viết dưới đây, Kế toán Minh Minh sẽ mang đến các kiến thức quan trọng nhằm giúp kế toán viên hiểu tầm quan trọng, thành phần và khái niệm chi tiết của hệ thống thông tin kế toán.
>> Xem thêm: Kỳ kế toán là gì? 7 Nguyên tắc trong kỳ kết toán
1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán là gì?
1.1 Hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin là một ứng dụng công nghệ hiện đại vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý thông tin. Nó đại diện cho sự kết hợp giữa các cấu phần máy tính và sự tương tác thông tin với người sử dụng. Khi tận dụng máy tính và các phần mềm công nghệ tương ứng, hệ thống này có thể thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu khoa học một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống thông tin kế toán, được viết tắt là AIS, là một hệ thống thông tin chuyên dụng trong lĩnh vực kế toán. Nó phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính và kế toán của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kế toán viên và kiểm toán viên thường sử dụng AIS để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động kế toán.
Một khái niệm mà có thể gây nhầm lẫn với AIS là hệ thống thông tin quản lý (MIS). MIS có phạm vi bao quát rộng hơn, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán AIS. Nó thực hiện các chức năng hoạt động tổng thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp và có khả năng tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Trong khi AIS tập trung chủ yếu vào các thông tin liên quan đến kế toán, thì MIS cung cấp thông tin hỗ trợ quyết định cho cấp quản lý và nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 5 lý do nên thuê dịch vụ kế toán trưởng cho doanh nghiệp
2. Thành phần hệ thống thông tin kế toán tài chính
Trong hệ thống thông tin kế toán tài chính, để đảm bảo quá trình vận hành không bị gián đoạn, các thành phần cần được phối hợp chặt chẽ. Một hệ thống AIS hoàn chỉnh bao gồm 4 thành tố chính như sau:
2.1. Thủ tục & Hướng dẫn
Thủ tục và hướng dẫn là cách mà hệ thống AIS sử dụng để thu thập, tổng hợp và quản lý dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các tiến trình này đều được tự động hóa hoàn toàn thông qua mã hóa. Dữ liệu mà AIS tiếp nhận có thể đến từ hai nguồn chính là nội bộ (nhân viên trong tổ chức) và bên ngoài (khách hàng, đơn đặt hàng, phản hồi từ đối tác và khách hàng). Thủ tục và hướng dẫn được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán tài chính thông qua tài liệu và đào tạo, nhằm đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quá trình hoạt động.
2.2. Hệ thống con người
Trong hệ thống AIS, con người đóng vai trò sử dụng và tiếp nhận thông tin từ hệ thống. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán rất đa dạng, bao gồm kế toán viên, nhân viên tư vấn, kế toán trưởng, quản lý, giám đốc tài chính và nhiều người khác. Mỗi tổ chức có thể tùy chỉnh một số tính năng trong hệ thống để phù hợp với yêu cầu kinh doanh của họ.
2.3. Dữ liệu thông tin
Dữ liệu thông tin trong AIS là các tài liệu, số liệu tài chính kế toán, và các loại thông tin khác liên quan. Một số loại thông tin thường gặp bao gồm bảng chấm công nhân viên, thông tin thuế lưu trữ, đơn đề nghị, hóa đơn mua và bán hàng, báo cáo thanh toán của khách hàng và đối tác, cũng như dữ liệu kiểm kê hàng hóa.
Các loại dữ liệu này được mã hóa trong hệ thống thông qua các đoạn mã tương tự ngôn ngữ truy vấn cấu trúc SQL. Sau khi truy xuất dữ liệu, kế toán viên có thể sử dụng chúng để hoàn thiện báo cáo tài chính, bảng lương và các tài liệu quan trọng khác.
2.4. Phần mềm kế toán
Phần mềm chính trong hệ thống quản lý thông tin kế toán là các chương trình máy tính. Chúng đóng vai trò quan trọng để thực hiện các chức năng của toàn bộ hệ thống. Các phần mềm này ngày càng được cải tiến để sử dụng dễ dàng và đáp ứng nhiều tiện ích đa dạng hơn.
3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán là gì?
Trải qua Thế kỷ 21, công nghệ thông tin đã ghi nhận những bước tiến vượt bậc, và ảnh hưởng đến sự thay đổi và phát triển của nhiều lĩnh vực, bao gồm cả ngành kế toán. Công nghệ thông minh đã được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực này, và hệ thống thông tin kế toán (AIS) đã tạo ra những bước chuyển mình vĩ đại cho ngành kế toán. Dưới đây là những vai trò quan trọng của hệ thống AIS:
3.1. Lưu trữ và xử lý dữ liệu
Trước đây, việc lưu trữ và xử lý dữ liệu trong kế toán thường phải thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi số lượng sổ sách và tài liệu giấy tờ rất lớn. Việc bảo quản và lưu trữ dữ liệu cũng gặp nhiều khó khăn. Nhưng nhờ hệ thống AIS, việc lưu trữ dữ liệu trở nên dễ dàng và không giới hạn về lượng dữ liệu.
3.2. Kiểm soát hoạt động kế toán tài chính
Hệ thống AIS đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp. Nó giúp thực hiện nhiều nhiệm vụ đa dạng, bao gồm:
- Kiểm soát tính chính xác và tuân thủ các quy định trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
- Lưu trữ và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp cũng như thông tin tài chính của tổ chức.
- Kiểm soát và phân phối thông tin một cách chính xác và kịp thời.
3.3. Nâng cao tính chính xác trong quản lý dữ liệu kế toán
Nhờ việc xử lý và lưu trữ dữ liệu được tự động hóa thông qua hệ thống quản lý thông tin, doanh nghiệp tránh được những sai sót phát sinh trong quá trình kế toán. Điều này giúp giảm thiểu các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn, từ đó đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán.
>> Xem thêm Dịch vụ kế toán của Kế toán Minh Minh tại Đồng Nai
Lời kết
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin tài chính của một doanh nghiệp. Điều này giúp người dùng hiểu rõ hơn về khái niệm và đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán, cũng như vai trò quan trọng mà nó đóng trong việc hỗ trợ quản lý và ra quyết định.
Nhờ hệ thống thông tin kế toán, quản lý và ban giám đốc có thể tiếp cận các thông tin tài chính chính xác và kịp thời, từ đó giúp họ đưa ra những quyết định chiến lược và tối ưu hoá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Kế toán trưởng cũng sẽ sử dụng hệ thống này để giám sát, kiểm tra và đảm bảo tính chính xác, minh bạch của dữ liệu kế toán.
