Last updated on Tháng Bảy 29th, 2023 at 12:14 sáng
Thành lập chi nhánh công ty là một quá trình quan trọng và mang tính chiến lược trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Chi nhánh đóng vai trò không thể thiếu trong việc thực hiện các chức năng quan trọng của công ty mẹ. Nó được giao trách nhiệm thực hiện toàn bộ các hoạt động kinh doanh, đại diện cho công ty và tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy sự phát triển.
Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
Điều kiện về tư cách hoạt động
Để thành lập một chi nhánh công ty, cần phải hoàn tất quá trình thành lập của chính công ty trước. Sau khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty mới có thể tiến hành các thủ tục cần thiết để thành lập chi nhánh. Vì vậy, không thể thực hiện đồng thời cả hai quá trình này. Quá trình thành lập chi nhánh sẽ tiếp tục sau khi công ty đã hoàn tất việc thành lập và được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
>> Xem thêm: Tư vấn thành lập doanh nghiệp và những điều bạn cần biết
Điều kiện về tên chi nhánh
Tên chi nhánh của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sau:
- Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, bao gồm cả các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh” để chỉ rõ đó là một chi nhánh của công ty đó.
- Ngoài việc đăng ký tên bằng tiếng Việt, chi nhánh cũng có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt (nếu có).
Điều kiện trụ sở chính chi nhánh
Trụ sở chính là nơi mà doanh nghiệp sử dụng để liên lạc và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ trụ sở chính được xác định cụ thể, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Thông tin liên lạc bao gồm số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh cả trong nước và nước ngoài. Đối với việc mở chi nhánh trong nước, doanh nghiệp có thể lựa chọn đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại cùng một địa phương, tuân thủ địa giới hành chính địa phương đó. Điều này cho phép doanh nghiệp mở rộng hoạt động và cung cấp dịch vụ dễ dàng đến khách hàng ở các vùng khác nhau trong nước.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh của chi nhánh
Chi nhánh của một doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc rằng lĩnh vực kinh doanh của nó phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp mẹ. Điều này có nghĩa là chi nhánh chỉ được hoạt động và đăng ký các ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký. Việc sẽ giúp tăng cường uy tín và sự tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác kinh doanh.
Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh
Người đứng đầu chi nhánh phải là một cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự, có thể là người khác hoặc thành viên của công ty. Điều quan trọng là họ không nằm trong trường hợp bị treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Lựa chọn loại hình hoạt động của chi nhánh
Doanh nghiệp có hai lựa chọn để hạch toán chi nhánh, đó là hình thức độc lập hoặc phụ thuộc. Dù là độc lập hay phụ thuộc, cả hai hình thức đều không có pháp nhân, có quyền phát sinh hoạt động kinh doanh độc lập và được xuất hóa đơn VAT riêng biệt với công ty mẹ. Cả hai chi nhánh đều phải đóng mức thuế môn bài là 1.000.000 đồng/năm và hoạt động dưới sự ủy quyền và phân công từ công ty.
Tuy nhiên, có sự khác nhau về báo cáo thuế giữa hai hình thức này:
- Hình thức chi nhánh độc lập: Trong trường hợp này, chi nhánh độc lập phải tự thực hiện việc lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng năm và nộp tờ khai thuế địa phương và thuế TNDN (Thuế thu nhập doanh nghiệp). Chi nhánh này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tuân thủ các quy định về thuế và kế toán.
- Hình thức chi nhánh phụ thuộc: Trong trường hợp này, chi nhánh phụ thuộc được công ty mẹ đảm nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng năm, nộp tờ khai thuế địa phương và thuế TNDN. Công ty mẹ sẽ thực hiện quản lý và trực tiếp chịu trách nhiệm về việc báo cáo thuế của chi nhánh phụ thuộc này.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cần đáp ứng các yêu cầu và bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thành lập chi nhánh: Do người đại diện theo pháp luật ký.
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh: Của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, hoặc Quyết định của thành viên công ty hợp danh.
- Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này).
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:
- Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
- Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu.
- Văn bản ủy quyền cho Kế toán Minh Minh (nếu có).
- Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh hoặc cá nhân khác thuộc chi nhánh cũng sẽ được yêu cầu.
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty diễn ra qua các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị đủ điều kiện thành lập chi nhánh: Sau khi công ty đã hoàn thành việc thành lập, họ cần chuẩn bị các điều kiện và tài liệu cần thiết để thành lập chi nhánh.
Bước 2: Soạn hồ sơ thành lập chi nhánh Hồ sơ thành lập chi nhánh gồm:
- Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện ký theo quy định.
- Quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên hoặc hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần, hoặc quyết định của thành viên công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh.
- Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không yêu cầu loại biên bản này).
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh, bao gồm:
- Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
- Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, Giấy phép lao động và Hộ chiếu.
- Văn bản ủy quyền
- Đối với một số ngành nghề quy định, cần có bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc cá nhân khác thuộc chi nhánh).
Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí công bố thông tin: Công ty tiến hành nộp hồ sơ thành lập chi nhánh và lệ phí công bố thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa điểm trụ sở chi nhánh.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp
Giấy chứng nhận và công bố Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh và công bố thông tin về chi nhánh. Trong trường hợp từ chối, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 5: Khắc dấu cho chi nhánh
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, chi nhánh thực hiện khắc dấu cho mình. Lưu ý rằng khi khắc dấu cho chi nhánh, thông tin địa chỉ chỉ ghi thông tin địa chỉ tỉnh để khi có sự thay đổi trụ sở chi nhánh không cần khắc dấu mới.
Bước 6: Các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh công ty
Sau khi hoàn tất việc thành lập chi nhánh, công ty cần thực hiện các thủ tục sau:
- Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài của chi nhánh.
- Thuế môn bài của chi nhánh là 1.000.000 đồng/năm.
- Nếu chi nhánh thành lập trước ngày 01/07 hàng năm, thì nộp đủ thuế môn bài là 1.000.000 đồng/năm. Nếu thành lập sau ngày 01/07 hàng năm, thì nộp ½ thuế môn bài năm đầu thành lập, tức là 500.000 đồng/năm.
- Chi nhánh kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chính.
- Chi nhánh cần treo biển công ty tại trụ sở chi nhánh với các thông tin như tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại hoặc email nếu có.
- Mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử.
- Chi nhánh cần mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử cho chi nhánh.
- Sau khi nhận được Giấy chứng nhận hoạt động, nhân viên công ty phải gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu nếu chi nhánh đặt ở tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương khác. Ngoài ra, vào định kỳ tháng quý, chi nhánh cũng phải thực hiện khai thuế Giá trị gia tăng về các khoản thu chi của chi nhánh.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
>> Xem thêm: Muốn thành lập công ty cần những gì? Bí quyết để thành công
Ưu điểm của việc thành lập chi nhánh công ty
Thành lập chi nhánh mang đến nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp. Chi nhánh hoạt động kinh doanh như một công ty độc lập, có quyền đăng ký con dấu riêng và ký hợp đồng kinh tế thay cho công ty mẹ. Khách hàng cũng được hưởng lợi khi giao dịch tại chi nhánh gần nhất thay vì phải đến trụ sở chính.
Nhu cầu phát triển của doanh nghiệp ngày càng gia tăng, do đó việc thành lập chi nhánh trở thành điều tất yếu. Tuy nhiên, quá trình này cũng đi kèm với một số thủ tục phức tạp, nhất là khi phải kê khai thuế độc lập cho chi nhánh. Một giải pháp khác mà công ty có thể xem xét là thành lập địa điểm kinh doanh. Hình thức này cho phép chi nhánh hoạt động kinh doanh mà không cần thực hiện kê khai thuế hàng quý và hàng năm. Điều này có thể giảm bớt gánh nặng thủ tục và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Dù lựa chọn thành lập chi nhánh độc lập hoặc địa điểm kinh doanh, quan trọng là doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, tìm hiểu và tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững trong thời gian dài.