Last updated on Tháng Chín 23rd, 2023 at 01:48 sáng
Trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng cơ cấu nhân sự hiệu quả luôn đối diện với các thách thức khác nhau tại nhiều cấp độ quản lý. Một cơ cấu nhân sự ổn định sẽ giúp tối ưu hóa quá trình vận hành của doanh nghiệp. Trong bài viết đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết cơ cấu nhân sự là gì và một số loại cơ cấu tổ chức nhân sự để có cái nhìn tổng quan về chúng.
Cơ cấu nhân sự là gì?
Cơ cấu nhân sự hay còn gọi là cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hoạt động của công ty. Nó được xem xét dưới nhiều góc độ:
- Một phần quan trọng của cơ cấu tổ chức là việc tổng hợp các bộ phận của doanh nghiệp có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ lẫn nhau.
- Cơ cấu nhân sự cũng giúp thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn hóa bằng cách phân bổ trách nhiệm và quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận.
- Việc bố trí các bộ phận theo cấp bậc và ở các khâu khác nhau trong cơ cấu tổ chức giúp đáp ứng các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Bản chất của cơ cấu nhân sự cũng thể hiện ở việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, phòng ban trong quá trình quản lý. Điều này không chỉ giúp minh chứng trách nhiệm của từng đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Cấu trúc tổ chức thường bao gồm các cấp, trong đó có cấp công ty, cấp quản lý và cấp đơn vị, thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Các phòng ban chức năng như phòng tổ chức, phòng sản xuất và phòng kinh doanh thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều ngang và tập trung vào việc quản lý lao động một cách chuyên môn.
Các loại hình cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp
Trong quá trình vận hành kinh doanh, sự thay đổi liên tục của xu hướng và môi trường kinh doanh đã đặt ra một thách thức đối với các nhà lãnh đạo. Để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức, họ cần xem xét và điều chỉnh cơ cấu nhân sự. Dưới đây là 4 cơ cấu nhân sự/tổ chức phổ biến mà chúng ta có thể tham khảo:
1. Cơ cấu nhân sự theo đường thẳng
Cơ cấu nhân sự theo đường thẳng, hay còn gọi là tổ chức phân quyền. Đây là một trong những mô hình cơ cấu tổ chức truyền thống và đơn giản nhất. Trong mô hình này, quyền lực và trách nhiệm được chuyển từ ban lãnh đạo cao nhất xuống cấp dưới. Điều này tạo ra một hệ thống rõ ràng, trong đó ban lãnh đạo giám sát và đưa ra quyết định cho các bộ phận dưới sự quản lý của họ.
Ưu điểm của cơ cấu nhân sự theo đường thẳng
Ưu điểm lớn nhất của cơ cấu tổ chức theo đường thẳng là sự rõ ràng. Mỗi bộ phận nhân sự biết rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của họ. Nó cũng tạo ra một lộ trình thăng tiến dễ dàng nhìn thấy cho nhân viên. Các bộ phận có thể tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn của mình mà không gặp quá nhiều rắc rối.
Nhược điểm
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo đường thẳng thường kém linh hoạt, khó khăn trong việc giải quyết công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian. Sự cách biệt trong truyền thông giao tiếp, đặc biệt là giữa bộ phận cấp dưới và cấp trên. Điều này có thể gây ra sự hiểu lầm và không hiệu quả. Sự phối hợp giữa các phòng ban khác nhau cũng có thể gặp khó khăn.
2. Cơ cấu nhân sự theo chức năng
Cơ cấu nhân sự phân theo chức năng là một trong những cách tổ chức được nhiều công ty sử dụng để tối ưu hóa quản lý và phát triển chuyên môn. Đây là một phương pháp phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm dựa trên các chức năng cụ thể của từng bộ phận.
Theo cơ cấu này, mỗi bộ phận như tài chính, kinh doanh, marketing sẽ có người quản lý riêng và chịu trách nhiệm trực tiếp trước cấp trên của họ. Điều này tạo điều kiện cho sự chuyên môn hóa sâu sắc, giúp các chuyên viên tập trung vào việc phát triển kỹ năng và kiến thức chuyên môn của họ.
Ưu điểm của cơ cấu nhân sự là gì?
Ưu điểm lớn nhất của cơ cấu nhân sự là tập trung vào chuyên môn, tạo điều kiện cho sản xuất tiêu chuẩn hóa và thúc đẩy năng suất cao. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng cơ cấu này cũng có nhược điểm. Sự phân tách giữa các bộ phận chức năng có thể tạo ra rào cản giao tiếp và phối hợp trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc dự án đa dạng.
3. Cơ cấu nhân sự phân theo ma trận
Cơ cấu tổ chức theo mô hình ma trận là một phương pháp quản lý nhân sự khá độc đáo và không giống với hai mô hình cơ cấu trên. Trong mô hình này, không có sự hiển thị rõ ràng về cấp bậc hay chức năng, mà thay vào đó, người ta thấy sự kết hợp giữa các chức năng và phòng ban diễn ra cả hai chiều: theo chiều dọc và chiều ngang của tổ chức.
Ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức ma trận
- Cho phép cá nhân phát huy sự chuyên môn của họ và thích nghi với nhiều tình huống khác nhau.
- Thúc đẩy sự phối hợp hài hoà giữa các phòng ban và chức năng, giúp tổ chức hoạt động một cách hiệu quả.
- Có thể giúp rút ngắn thời gian đưa ra quyết định và đáp ứng nhanh chóng các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
- Cho phép tận dụng tối đa nguồn lực giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất tổ chức.
Nhược điểm
- Nhân viên có thể phải làm việc dưới sự chỉ đạo của nhiều quản lý khác nhau, điều này có thể gây ra sự bất tiện và xung đột.
- Việc thích ứng với mô hình này có thể đòi hỏi thời gian và sự điều chỉnh từ phía nhân viên và lãnh đạo.
- Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên trong mô hình này có thể trở nên phức tạp hơn, vì họ có nhiều người quản lý và nhiệm vụ khác nhau.
4. Mô hình cấu trúc phẳng
Cấu trúc phẳng hay còn gọi là mô hình tổ chức tự quản lý. Đây là một phương thức quản lý doanh nghiệp mà chẳng ai được ưu tiên và mọi người đều có cơ hội tham gia vào quá trình ra quyết định. Tại đây, không có sự phân chia rõ ràng về chức danh trong công việc, tạo điều kiện cho tính bình đẳng giữa tất cả thành viên.
Điều quan trọng nhất để hiểu về cấu trúc này là tính hiệu quả của nó phụ thuộc vào mức độ kết nối và gắn bó giữa những người làm việc trong doanh nghiệp. Cấu trúc phẳng thường thích hợp với các công ty nhỏ hoặc những doanh nghiệp nhận thức được giá trị của sự đoàn kết, ngay cả trong quá trình mở rộng.
Ưu điểm
- Giúp tiết kiệm đáng kể chi phí về tiền lương và phúc lợi, do không cần thuê một bộ phận quản lý riêng.
- Cấu trúc phẳng thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, vì mỗi thành viên đều cảm nhận được tầm quan trọng của mình.
- Linh hoạt và gọn nhẹ, giúp thời gian xử lý quyết định nhanh chóng.
Nhược điểm
- Khi doanh nghiệp phát triển nhanh, nó có thể dễ dàng mất kiểm soát và gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định quan trọng.
- Mỗi nhân viên cũng có thể phải đảm nhận nhiều trách nhiệm, dẫn đến tình trạng căng thẳng và mệt mỏi.
- Có thể làm giảm động lực cho nhân viên, vì họ cảm thấy khó khăn trong việc thăng tiến và phát triển sự nghiệp
Trên đây là bài viết của Dịch vụ kế toán Đồng Nai, chúng tôi đã chia sẻ về cơ cấu nhân sự và giới thiệu các loại cơ cấu nhân sự phổ biến. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn nắm bắt kiến thức hữu ích và có thêm cái nhìn tổng quan về quản lý nhân sự.
