Dịch Vụ

Mục Lục

Tra Cứu Doanh Nghiệp

thông tin liên hệ
-

Mr. Việt
Giám Đốc - 0918 53 59 56

MS. An
Phó Giám Đốc - 0916 53 59 56

Chia sẻ lên:
Ngăn Ngừa Nhân Viên Gian Lận

Ngăn Ngừa Nhân Viên Gian Lận

Mô tả chi tiết

 Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.

>> Dịch vụ giấy phép kinh doanh Biên Hòa

Phân công công việc cho những người.

Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.

Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng.

Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để hủy hoặc di chuyển các chứng có của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và hủy những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp.

·        Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết.

·        Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá trị lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt.

·        Các chữ ký trông giả mạo.

·        Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự.

·        Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn.

·        Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn.

Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn

Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khóa và đừng đưa chìa khóa cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc không.

Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương.

Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản  đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hòa nhanh hàng tháng.

Theo dõi kỹ các hóa đơn thu tiền

Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hại đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu “chi để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thành toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi.

Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

Cho kiểm toán số sách thường xuyên.

Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai xót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khóa kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn.Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.

Bảo mật phần mềm kế toán của bạn

Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần viên đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khóa không cho những người không được ủy quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khóa và bạn hãy giữ chìa khóa.

>> Dịch vụ kế toán thuế Biên Hòa

Xem thêm các sản phẩm liên quan
5 điều đại kỵ khi làm giàu
5 điều đại kỵ khi làm giàu
Các ngành nào phải xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm?
Các ngành nào phải xin giấy phép an toàn...
Thế nào là một CEO giỏi?
Thế nào là một CEO giỏi?
Ngăn Ngừa Nhân Viên Gian Lận
Ngăn Ngừa Nhân Viên Gian Lận
Bí Quyết Tích Lũy Kinh Nghiệm Khi Làm Việc
Bí Quyết Tích Lũy Kinh Nghiệm Khi Làm Vi...
5 Chữ
5 Chữ "Đừng" Của Các Doanh Nhân Thành Đạ...
5 Phẩm Chất Của Các CEO Thành Công
5 Phẩm Chất Của Các CEO Thành Công